Für die meisten Rechtsabteilungen in Unternehmen liegt der Engpass nicht im mangelnden Fachwissen. Es liegt vielmehr daran, dass die Prüfung, Entwurfserstellung und Verifizierung von Verträgen nach wie vor manuell erfolgen – was zu Warteschlangen, Versionschaos und unentdeckten Risiken führt. Wenn das Vertragsvolumen schneller wächst als die Anzahl der Mitarbeiter, wird die Rechtsabteilung zum Umsatzhindernis. KI verändert dies grundlegend. Moderne Tools zur Vertragsprüfung analysieren, markieren und überarbeiten Dokumente heute in Minuten statt in Stunden und tun dies durchgängig auf Basis Ihrer individuellen Standards. 

LEGALFLY wurde speziell für firmeninterne Rechtsabteilungen entwickelt. Es vereint die Prüfung, die Erstellung von Entwürfen, Compliance-Checks und den Dokumentenvergleich auf einer einzigen Plattform – und das direkt in Microsoft Word, SharePoint, Teams, Outlook, Slack und Google Drive. Jedes Dokument wird anonymisiert, noch bevor ein KI-Prozess gestartet wird, sodass vertrauliche Daten geschützt bleiben. 

Ihr Team behält stets die Kontrolle. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt auf, wie LEGALFLY genau arbeitet.

Hinweis: Wenn Ihr Team Stunden mit Dokumentenarbeiten verbringt, die eigentlich in Minuten erledigt sein sollten,buchen Sie eine Demo. Wir zeigen Ihnen, wie LEGALFLY die Vertragsprüfung um 87 % sowie die Entwurfserstellung und Compliance direkt in den von Ihnen bereits genutzten Tools beschleunigt.

Wie LEGALFLY die Prüfung von Rechtsdokumenten abwickelt

LEGALFLY strukturiert die Vertragsprüfung in einem konsistenten, fünfstufigen Prozess: Dokumenten-Set auswählen, Playbook bestimmen, KI-Prüfung starten, Klauseln vergleichen und einen Bericht erstellen. Jede Prüfung folgt demselben Ablauf – unabhängig davon, wer sie durchführt oder wie viele Dokumente sich in der Warteschlange befinden.

Schritt 1: Dokument importieren

Laden Sie das Dokument direkt aus SharePoint oder Google Drive hoch, öffnen Sie es in Microsoft Word oder starten Sie die Prüfung direkt aus Teams, Outlook oder Slack. Sensible Daten und vertrauliche Informationen werden vor dem Start jeder KI-Verarbeitung automatisch anonymisiert; ein manuelles Schwärzen ist nicht erforderlich. Die Plattform erkennt den Vertragstyp, die Rechtsordnung, die Sprache und die Parteienrollen, sodass jede Prüfung mit dem richtigen Kontext beginnt.

Schritt 2: Playbook auswählen

Wählen Sie aus, welches Playbook angewendet werden soll. LEGALFLY enthält über 120 vorgefertigte Playbooks, die mehr als 100 Dokumenttypen abdecken. Wenn Ihr Team eigene Playbooks auf Basis Ihrer internen Standards erstellt hat, wählen Sie stattdessen diese aus. Das Playbook definiert, was zu prüfen ist, wie hoch das Risikoniveau der jeweiligen Klausel ist und wie akzeptable Positionen aussehen.

Schritt 3: KI-Prüfung starten

LEGALFLY analysiert das Dokument Klausel für Klausel. Es zeigt rechtliche und geschäftliche Risiken auf, identifiziert fehlende Verpflichtungen und vergleicht Formulierungen mit Ihren bevorzugten Vorgaben. Zu jedem Problem liefert es eine leicht verständliche Erklärung in natürlicher Sprache, damit Ihr Team das Risiko versteht, bevor es über das weitere Vorgehen entscheidet. Jedes Ergebnis der juristischen KI ist direkt auf die spezifische Klausel und den geprüften Standard rückverfolgbar.

Schritt 4: Klauseln vergleichen

Jede Klausel, die nicht Ihren Standards entspricht, wird neben Ihrer bevorzugten Formulierung angezeigt. Sie können jeden Vorschlag annehmen, ablehnen oder bearbeiten. Die Plattform erläutert jede Änderung, sodass die juristische Argumentation hinter jeder Änderungsschnittstelle transparent ist. Die endgültige Entscheidung verbleibt stets bei Ihrem Team.

Schritt 5: Bericht erstellen

LEGALFLY erstellt einen revisionssicheren Bericht, der dokumentiert, was geprüft, was beanstandet und was gelöst wurde. Jede Dokumentenprüfung ist somit rückverfolgbar und erklärbar. Die Prüfungszeit sinkt von zwei Stunden auf fünfzehn Minuten.

Automatisierte Workflows zur Bearbeitung von Rechtsdokumenten

Sobald Abweichungen festgestellt werden, müssen diese konsistent weitergeleitet, geprüft und bearbeitet werden. Hier kommt das Agent Studio ins Spiel.

Das Agent Studio automatisiert gesamte juristische Workflows von der Annahme bis zur Genehmigung, sodass die Vertragsprüfung nicht beim Aufzeigen von Differenzen stoppt. Richten Sie eine bedingte Logik ein, die Verträge von Dritten basierend auf dem Vertragswert, dem Vertragspartner oder dem Risikoprofil automatisch an den passenden Prüfer weiterleitet. Wird eine Abweichung festgestellt, stößt der Workflow automatisch den nächsten Schritt an: Eskalation an einen Senior Lawyer, Benachrichtigung an den Einkauf oder eine bedingte Genehmigung, falls die Änderung innerhalb akzeptabler Toleranzgrenzen liegt.

Ihr Rechtsteam behält die volle Kontrolle. Sie legen fest, bei welchen Genehmigungs- und Prüfungsschritten Entscheidungen erforderlich sind. Die Routinearbeit, die Weiterleitung, Nachfassaktionen und Benachrichtigungen erfolgen jedoch vollautomatisch. Es geht nichts mehr verloren, und jede Entscheidung wird für Compliance- und Audit-Zwecke lückenlos protokolliert.

Für Teams, die große Mengen an Fremdverträgen bearbeiten, verwandelt dies den Vergleich von einer manuellen Aufgabe in einen gesteuerten, skalierbaren Prozess – ohne dass zusätzliches Personal aufgebaut werden muss.

Mehr lesen: Alles, was Sie über agentenbasierte KI für die juristische Arbeit wissen müssen

Wie Playbooks für Rechtsdokumente funktionieren

Playbooks sind das Fundament für eine konsistente, skalierbare Dokumentenprüfung. Ohne sie hängt die Qualität der Prüfung davon ab, wer gerade verfügbar ist. Mit ihnen wird jedes Dokument nach denselben Standards geprüft, unabhängig davon, ob Ihr Team einen einzigen Vertrag oder hunderte prüft.

Ein Playbook aus Ihren bestehenden Verträgen erstellen

Der Playbook Builder von LEGALFLY nutzt Ihre Musterverträge und erstellt in ca. zwei Minuten den ersten Entwurf eines Playbooks. Er erkennt Klauselstrukturen, Muster und Risikobereiche automatisch. Auf dieser Basis nehmen Sie die Feinabstimmung vor: Legen Sie Risikoschwellen fest, definieren Sie bevorzugte Formulierungen für jede Klausel, fügen Sie alternative Verhandlungspositionen hinzu und konfigurieren Sie Eskalationsregeln für Klauseln, die eine Freigabe durch das Senior-Management erfordern.

Playbooks umfassen sowohl rechtliche Prüfungen als auch wirtschaftliche Vorgaben, die an Ihre Geschäftspolitik gekoppelt sind. Sie unterstützen Risikobewertungen, Alternativpositionen, Ausnahmen und Eskalationsregeln, wodurch Juristen eine strukturierte Methode erhalten, ihre Standards in jede Prüfung einfließen zu lassen.

Über 120 einsatzbereite, vorgefertigte Playbooks

Für Teams, die schnell starten möchten, bietet LEGALFLY über 120 vorgefertigte Playbooks für mehr als 100 Dokumenttypen, darunter NDAs, MSAs, Lieferantenverträge, DPAs und SLAs. Jedes wurde auf Basis bewährter rechtlicher Standards entwickelt und lässt sich flexibel an die bevorzugten Positionen Ihres Unternehmens anpassen.

Playbooks skalieren

Dank des Multi-Review-Agenten von LEGALFLY lässt sich dasselbe Playbook auf hunderte von Rechtsdokumenten gleichzeitig anwenden. Die Überprüfung eines gesamten Lieferantenportfolios auf eine neue Regulierung hin oder der Abgleich aller eingehenden Verträge mit Ihren Standards erfordert nicht länger die Einzelprüfung jedes Dokuments. Manueller Aufwand wird durch einen strukturierten, wiederholbaren Prozess ersetzt, und die Ergebnisse sind jedes Mal konsistent.

Prüfung mehrerer Rechtsdokumente auf einmal

Wenn das Volumen das Problem ist, ist die zeilenweise Prüfung einzelner Verträge keine Lösung. Der Multi-Review-Agent von LEGALFLY verarbeitet hunderte von Dokumenten gleichzeitig und wendet Ihre Playbooks in einem einzigen Durchlauf auf ganze Dokumenten-Sets an. Dies steigert die Effizienz im Vergleich zur manuellen Prüfung erheblich, insbesondere bei Aufgaben, die mit großen Mengen eingehender Verträge oder Dokumente verbunden sind.

Dies ist besonders nützlich für:

• Regulatorische Compliance-Audits. Prüfen Sie, ob bestehende Verträge aktualisierten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Multi-Review zeigt Lücken auf, identifiziert nicht-konforme Klauseln und liefert Ihnen eine übersichtliche Zusammenfassung über das gesamte Portfolio hinweg, damit Sie genau wissen, wo Handlungsbedarf besteht.

• Überprüfung von Lieferantenportfolios. Decken Sie Inkonsistenzen und fehlende Verpflichtungen in allen Lieferantenverträgen auf. Für Rechtsabteilungen, die den Einkauf unterstützen, ersetzt dies wochenlange, repetitive Aufgaben durch eine einzige strukturierte Prüfung.

• Due Diligence. Wenn große Dokumentenmengen vorsortiert werden müssen, bevor sich Ihr Team auf die risikoreichsten Bereiche konzentrieren kann, extrahiert Multi-Review Schlüsseldaten, führt Klausel für Klausel Risikobewertungen durch und hebt die wichtigsten Probleme hervor. Dies hilft Juristen, eine stärkere Verhandlungsposition aufzubauen, indem präzise aufgezeigt wird, wo Drittanbieter-Formulierungen von Ihren Standards abweichen. Diese Funktion macht LEGALFLY zu einem hervorragenden Tool für die M&A-Due-Diligence.

Die menschliche Kontrolle bleibt dabei durchgehend gewahrt. Die Plattform identifiziert die Probleme. Ihr Team entscheidet über die Reaktion. Jedes Ergebnis ist lückenlos dokumentiert und revisionssicher.

Mehr lesen: Wie man KI für die Prüfung und Analyse von Verträgen nutzt: Ein Leitfaden von LEGALFLY

Erstellung von Rechtsdokumenten mit LEGALFLY

Die manuelle Erstellung von Entwürfen führt in Rechtsabteilungen regelmäßig zu Problemen: menschliche Fehler, Inkonsistenz und Abweichungen von den Unternehmensrichtlinien. Wenn Teammitglieder Entwürfe auf Basis persönlich abgespeicherter Dateien erstellen, schleichen sich veraltete Klauseln in aktuelle Vereinbarungen ein, und die Standards im gesamten Dokumentenportfolio sinken.

Die Entwurfserstellung von LEGALFLY basiert auf freigegebenen Vorlagen, die Ihre Risikopositionen und sprachlichen Standards widerspiegeln. Dadurch werden Fehler, die durch manuelle Prozesse entstehen, drastisch reduziert.

Vorlagen als Fundament

Vorlagen in LEGALFLY sind die Blaupause für jeden Vertragstyp. Einmal erstellt, kann Ihr Team sie ohne Änderungen wiederverwenden. Sie machen manuelles Copy-Paste überflüssig, verhindern, dass veraltete Formulierungen in neue Verträge gelangen, und stellen sicher, dass jeder Vertrag auf einer freigegebenen Struktur aufbaut. Sie können Vorlagen aus Ihren bestehenden Verträgen erstellen oder diese aus der integrierten Bibliothek von LEGALFLY anpassen, die über 100 Dokumenttypen abdeckt.

Variablen und bedingte Logik

Jede Vorlage verwendet Variablen für Daten, die sich von Vertrag zu Vertrag ändern: Vertragspartner, Datum des Inkrafttretens, Vertragswerte, Gerichtsstand. Dank bedingter Logik können Sie Klauseln basierend auf definierten Kriterien automatisch ein- oder ausschließen. Eine bestimmte Haftungsfreistellungsklausel greift beispielsweise erst, wenn der Vertragswert einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, und eine Datenverarbeitungsvereinbarung wird nur dann hinzugefügt, wenn die jeweilige Rechtsordnung dies erfordert.

Entwurfserstellung direkt in Microsoft Word

Der Draft Agent arbeitet direkt in Microsoft Word. Ihr Team öffnet eine Vorlage, füllt ein paar Variablen aus und LEGALFLY generiert einen ersten Entwurf, der exakt Ihren Standards entspricht. Die Zeit für die Entwurfserstellung wird im Vergleich zur Neuerstellung um 50 % verkürzt. Jeder erste Entwurf ist von Anfang an richtlinienkonform, was weniger Fehler, weniger Korrekturschleifen und deutlich weniger Zeitaufwand für die Behebung vermeidbarer Probleme bedeutet. Für die Skalierung der juristischen Dokumentenerstellung ist dies der Weg für Rechtsabteilungen, repetitive Aufgaben zu automatisieren, ohne Qualität oder Kontrolle einzubüßen.

Fragen zu Ihren Rechtsdokumenten beantworten

Rechtsteams verbringen viel Zeit mit der Suche nach Informationen, die bereits in ihren Dokumenten vorhanden sind. Kündigungsfristen, Haftungshöchstgrenzen, Datenverarbeitungspflichten, Gerichtsstandsklauseln: Die Antworten liegen in den Verträgen, aber um sie zu finden, müssen Dateien geöffnet und mühsam durchgelesen werden, um die korrekte Klausel zu identifizieren.

Die Discovery-Funktion von LEGALFLY revolutioniert den Zugriff auf juristische Informationen. Laden Sie ein Dokument oder einen ganzen Ordner mit Rechtsdokumenten hoch und stellen Sie eine Frage in natürlicher Sprache. Discovery durchsucht die Inhalte mittels juristischer KI-Technologie und liefert die relevante Klausel samt Dokumentenquelle. Sie kann Schlüsseldaten aus mehreren Dokumenten zusammenfassen, relevante Informationen aus der Rechtsprechung extrahieren, Informationen zur Unterstützung von Rechtsstreitigkeiten aufbereiten und die Vorbereitung von Gerichtsverfahren beschleunigen, indem sie die benötigten spezifischen juristischen Daten schnell bereitstellt.

Andere Abteilungen können Discovery nutzen, um Antworten auf Routinefragen zu erhalten, ohne jedes Mal die Rechtsabteilung einschalten zu müssen. Für Juristen entfällt das manuelle Suchen in dichten regulatorischen Dokumenten oder Fallakten, was Zeit spart und die Effizienz bei einer Vielzahl von Aufgaben steigert. Es ist zudem ein praktisches Tool für den Austausch mit Mandanten oder internen Stakeholdern, da es schnelle, quellenbasierte Antworten aus komplexen Dokumentensätzen ohne stundenlange manuelle Recherche liefert.

Wie Agristo seine juristischen Abläufe mit LEGALFLY optimiert hat

Agristo, ein führender Hersteller von Tiefkühlkartoffelprodukten, stand vor einer Herausforderung, die vielen internen Rechtsabteilungen in Unternehmen vertraut ist. Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg das Volumen an NDAs, Lieferantenvereinbarungen und Bauverträgen schneller, als das Team es bewältigen konnte. Die Prüfungen erstreckten sich über mehrere Rechtsordnungen. Die Verantwortlichen waren überlastet. In manchen Fällen umgingen Stakeholder die rechtliche Prüfung gänzlich und verließen sich eher auf ihr geschäftliches Bauchgefühl als auf rechtliche Absicherung.

LEGALFLY bot dem Team eine strukturierte Methode, um dieses Volumen zu bewältigen. Projektverantwortliche beantworten nun einige kurze Fragen und erhalten innerhalb von Minuten ein Dokument mit exakten Änderungsvorschlägen. Jede Änderung wird in verständlicher Sprache erklärt. Die Rechtsabteilung muss nicht mehr in jede Routineprüfung einbezogen werden, und wenn sie es doch wird, ist die Vorarbeit bereits geleistet.

Das Discovery-Modul ermöglichte es dem Rechtsteam, ganze Vertragsordner hochzuladen und sofort zu durchsuchen, wodurch stundenlange manuelle Dokumentensuchen aus dem Workflow verbannt wurden. Da LEGALFLY direkt in Microsoft Word integriert ist, musste kein neues System erlernt und auch keine Formatierung geändert werden.

Das Ergebnis: Die Zeit für die Dokumentenprüfung sank von zwei Stunden auf fünfzehn Minuten. Die Rechtsabteilung erlangte die volle Kontrolle über den Prozess zurück, ohne operative Engpässe für das Unternehmen zu schaffen. Das Management gewann an Entscheidungssicherheit, da Risiken vor dem Handeln klar identifiziert und erläutert wurden. LEGALFLY wurde so zum Treiber für eine umfassende operative Effizienzsteigerung im gesamten Unternehmen.

[Lesen Sie die vollständige Agristo-Fallstudie hier.]

Häufige Bedenken gegenüber juristischer KI und wie LEGALFLY sie entkräftet

Viele Rechtsteams sind an juristischer KI interessiert, stehen den Risiken jedoch vorsichtig gegenüber. LEGALFLY wurde entwickelt, um diesen Bedenken von Anfang an systematisch zu begegnen.

1. Datenschutz

Rechtsdokumente enthalten oft sensible Mandanten- oder Geschäftsinformationen. LEGALFLY schützt diese, indem jedes rechtliche oder finanzielle Dokument anonymisiert wird, bevor ein KI-Modell es analysiert. Es werden keine Namen, Unternehmen oder andere identifizierbare Details außerhalb Ihres eigenen Systems geteilt.

2. Transparenz und Erklärbarkeit

KI darf keine Blackbox sein. Bei LEGALFLY ist jede Bearbeitung oder Empfehlung mit einer Erklärung versehen. Sie sehen genau, was die KI geändert hat, warum sie es geändert hat und an welcher Stelle im Dokument das Problem gefunden wurde – so können Sie fundierte Entscheidungen im vollen Kontext treffen.

3. Menschliche Kontrolle (Human-in-the-Loop)

KI ersetzt Ihr Rechtsteam nicht, sondern unterstützt es. LEGALFLY beschleunigt die Prüfung und Entwurfserstellung, aber die Juristen behalten die Kontrolle. Jedes Ergebnis kann überprüft, angepasst oder abgelehnt werden, bevor ein Dokument finalisiert wird.

4. Fehlende Governance-Regeln

Viele Organisationen haben noch keine klaren Richtlinien für den Einsatz von KI im rechtlichen Bereich. LEGALFLY bietet integrierte Kontrollmechanismen, einschließlich Audit-Trails, Berechtigungseinstellungen und strukturierter Checklisten (Playbooks). Diese helfen Ihnen, die Technologie vom ersten Tag an sicher und konsistent einzusetzen.

Mehr lesen: Vertrauen, Zuverlässigkeit und Validität bei LEGALFLY

Smarter arbeiten mit LEGALFLY

Wenn Ihr Team Rechtsdokumente manuell prüft, mit inkonsistenten Vorlagen arbeitet oder Schwierigkeiten hat, einheitliche Standards auf ein wachsendes Dokumentenportfolio anzuwenden, löst LEGALFLY genau diese Probleme.

Prüfen Sie Rechtsdokumente dank KI-gestützter, Playbook-basierter Analyse in nur 15 Minuten. Erstellen Sie Entwürfe auf Basis freigegebener Vorlagen und verkürzen Sie die Bearbeitungszeit um 50 %. Führen Sie Compliance-Prüfungen für hunderte von Verträgen gleichzeitig durch. Sichern Sie Ihrem Team die volle Kontrolle bei jedem Schritt – mit lückenloser Erklärbarkeit und revisionssicheren Berichten.

Wenn Sie sehen möchten, wie genau LEGALFLY Ihre spezifischen Dokumenten-Workflows optimiert, buchen Sie eine Demo unter https://www.legalfly.com/demo.

Häufig gestellte Fragen zu KI-Tools für Rechtsdokumente

Welches KI-Tool eignet sich am besten für Rechtsdokumente?

Die besten KI-Tools für die Arbeit mit Rechtsdokumenten sind speziell für juristische Anwendungsfälle entwickelt worden und basieren nicht auf allgemeinen, ungerichteten KI-Plattformen. Für interne Rechtsabteilungen in Unternehmen sind Playbook-gestützte Prüfungen, die Abdeckung verschiedener Rechtsordnungen, eine sichere Datenschutzarchitektur und die Integration in bestehende Tools die entscheidenden Kriterien. LEGALFLY wurde speziell für firmeninterne Teams entwickelt. Die Plattform ist ISO 27001 und SOC 2 Typ II zertifiziert, unterstützt Analysen auf Expertenniveau in über 60 Rechtsordnungen und funktioniert direkt in Microsoft Word und SharePoint. Sie verarbeitet Dokumente in über 80 Sprachen und bietet Installationsoptionen inklusive On-Premise-Anonymisierung für Organisationen mit strengen Anforderungen an die Datenresidenz.

Kann ich ChatGPT für Rechtsdokumente verwenden?

Allgemeine KI-Tools sind nicht für die juristische Arbeit an Dokumenten ausgelegt. Ihnen fehlen die Playbook-gestützte juristische Argumentation, die juristische Analyse bezüglich spezifischer Rechtsordnungen, Workflows zur menschlichen Überprüfung sowie die Sicherheitszertifizierungen, die für die Arbeit in Unternehmen zwingend erforderlich sind. Sie lassen sich zudem nicht in interne Vertragsstandards oder Dokumentenmanagementsysteme integrieren. Für den professionellen juristischen Einsatz bietet eine spezialisierte juristische KI-Plattform die Kontrolle, Nachvollziehbarkeit und Genauigkeit, die allgemeine Tools nicht leisten können. Die Nutzung allgemeiner KI-Tools für vertrauliche Rechtsdokumente wirft zudem erhebliche berufsrechtliche und datenschutzrechtliche Fragen auf, die Rechtsabteilungen in regulierten Unternehmen sorgfältig prüfen müssen.

Gibt es ein kostenloses KI-Tool zur Prüfung von Rechtsdokumenten?

Einige Tools bieten eingeschränkte, kostenlose Versionen mit Basisfunktionen an. Rechtsabteilungen in Unternehmen benötigen jedoch in der Regel die Sicherheitszertifizierungen, Audit-Trails, umfassende Playbook-Funktionen und Integrationen, die kostenlose oder für Verbraucher konzipierte Tools nicht bieten können. LEGALFLY ist eine Plattform auf Enterprise-Niveau. Wenn Ihr Team die Einführung von juristischen KI-Tools evaluiert, buchen Sie eine Demo, um zu sehen, welche Lösung für Ihre spezifischen Prozesse und Dokumentenmengen am besten geeignet ist.