Contexte
Fondée en 1995, la société ECS est un opérateur de premier plan dans le secteur du transport et de la logistique. Débutant avec une modeste équipe de huit personnes, l'entreprise emploie aujourd'hui 650 collaborateurs et dispose d'implantations en Belgique, en Italie, en France, aux Pays-Bas, au Royaume-Uni et en Irlande. Avec un volume annuel de 350 000 chargements et un chiffre d'affaires de 550 millions d'euros, ECS gère une volumétrie documentaire considérable, comprenant notamment des contrats, des accords fournisseurs, des documents bancaires et des polices d'assurance.
Devant examiner entre 200 et 250 contrats par an — dont certains comptent jusqu'à 60 pages —, l'entreprise faisait face à un processus particulièrement chronophage. L'analyse d'un seul contrat pouvant requérir jusqu'à huit heures de travail, cela représentait une charge croissante non seulement pour la direction juridique, mais également pour d'autres services, tels que l'assurance qualité, le développement commercial et la direction financière. Au fil de l'expansion d'ECS, la nécessité d'adopter une solution de gestion documentaire plus efficiente s'est imposée afin d'absorber une charge de travail en constante augmentation.
Opportunité
Le défi principal résidait dans le volume considérable de documents nécessitant un examen approfondi. À mesure que les contrats et les accords juridiques gagnaient en complexité, les processus de revue manuelle engendraient des inefficacités, des retards ainsi qu'un risque accru d'erreurs. La nécessité d'une solution s'est imposée avec évidence, en particulier pour le département juridique, qui peinait à faire face à la charge croissante de documentation.
ECS recherchait un outil capable non seulement d'assister la direction juridique, mais également de renforcer les capacités d'examen documentaire des autres départements. La solution idéale devait rationaliser la revue des contrats, accroître l'efficacité, garantir la conformité aux dispositions légales et réglementaires applicables, et réduire le risque d'erreurs dans l'interprétation des clauses contractuelles.
Solution
ECS s'est associée à LEGALFLY afin d'automatiser et d'optimiser ses processus de filtrage et d'analyse documentaire. Initialement déployé au sein du département juridique, le système a rapidement démontré sa valeur ajoutée, conduisant à son extension à plusieurs autres unités opérationnelles.
L'un des premiers cas d'usage pour lesquels ECS a déployé LEGALFLY a été l'analyse des polices d'assurance.
Cas d'usage à la une : Analyse automatisée des polices d'assurance
Auparavant, ECS analysait manuellement les polices d'assurance des conducteurs, traduisant les documents et examinant l'adéquation des garanties. Ce processus chronophage augmentait le risque d'erreur humaine, en particulier lorsque les polices étaient rédigées en plusieurs langues.
Grâce à la fonctionnalité d'examen multi-documents de LEGALFLY, ECS a considérablement réduit le temps consacré à l'analyse des polices. Le système permet à ECS de charger des documents dans n'importe quelle langue, de les examiner dans la langue de son choix et de formuler des requêtes transversales à l'ensemble des contrats. LEGALFLY génère instantanément des rapports structurés, permettant à ECS de vérifier rapidement les plafonds de garantie et les exclusions, et facilitant ainsi la fluidité des expéditions.
Résultats
Dans l'ensemble, les principaux avantages de la mise en œuvre de LEGALFLY comprenaient :
Accroître votre capacité de traitement sans augmenter vos effectifs
L'équipe juridique a été en mesure d'accompagner la croissance continue de l'entreprise sans accroître ses effectifs, contribuant ainsi favorablement au résultat net.
Gains d'efficacité
Cet outil a permis de réduire de 50 % le temps consacré à l'analyse documentaire. Les équipes financières et administratives, par exemple, sont désormais en mesure de traiter d'importants volumes de documents de manière groupée, évitant ainsi un examen individuel.
Analyse juridique approfondie
LEGALFLY fournissait des références juridiques propres à chaque juridiction, des citations réglementaires ainsi que des fonctionnalités de reformulation de clauses, garantissant ainsi la conformité des contrats avec le droit applicable.
Précision accrue et réduction des risques
L'automatisation a permis de réduire le risque d'erreur humaine, garantissant une analyse rigoureuse des accords juridiques avec un risque d'omission minimal.
L'impact sur l'activité d'ECS a été considérable. À effectif constant, l'entreprise a été en mesure de traiter efficacement une charge de travail plus importante, fluidifiant ainsi ses opérations et réduisant les goulets d'étranglement dans le traitement des contrats. Le déploiement de LEGALFLY a non seulement transformé la revue des documents juridiques, mais a également optimisé les flux de travail au sein des départements financier, commercial et de l'assurance qualité.
En tirant parti de l'analyse documentaire assistée par l'IA, ECS a amélioré avec succès sa productivité, réduit la charge de travail manuel et renforcé sa conformité, positionnant ainsi l'entreprise sur la voie d'une croissance continue et de l'excellence opérationnelle.
