1. À propos de la présente Politique de confidentialité

Nos relations avec vous sont susceptibles d'entraîner la collecte, la conservation et le traitement de données à caractère personnel vous concernant ou, si vous représentez une société, concernant vos employés/représentants (« vos données à caractère personnel »). Cela peut survenir dans le cadre de vos relations d'affaires avec LegalFly, d'interactions récentes, ou de consultations ou d'actions réalisées sur notre « Site Internet » (www.legalfly.ai, y compris les sous-domaines associés).

La présente Politique de confidentialité détaille (i) les modalités de collecte, de traitement et de conservation de vos données à caractère personnel ; (ii) les droits dont vous disposez à l'égard de vos données à caractère personnel ; et (iii) les mesures mises en œuvre pour sécuriser et protéger vos données à caractère personnel.

LegalFly respecte votre vie privée et s'engage à se conformer à la législation applicable relative à la protection des données, y compris, sans que cette liste soit exhaustive : (i) le Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») ; (ii) la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ; (iii) la directive « vie privée et communications électroniques » 2002/58/CE du 12 juillet 2002, y compris ses modifications et mises à jour ultérieures ; et/ou (iv) toute législation nationale (future) portant application du RGPD (conjointement : la « Législation relative à la protection de la vie privée »).

2. LEGALFLY en qualité de Responsable du traitement

Nous sommes LegalFly BV, société à responsabilité limitée en cours d'immatriculation, ayant son siège à Veldstraat 88, 9000 Gand, Belgique (« LEGALFLY » ou « nous »).

LegalFly développe et fournit la solution LegalFly, telle que présentée sur le Site Internet (la « Solution »), et fournit les prestations de services associées (le « Service »).

Au sens de la Législation relative à la protection de la vie privée, LegalFly agit en qualité de RESPONSABLE DU TRAITEMENT de vos données à caractère personnel pour les finalités détaillées dans la présente Politique de confidentialité. Il en résulte que nous déterminons les modalités de traitement de vos données à caractère personnel (et en sommes, par conséquent, légalement responsables).

3. Activités de traitement de LEGALFLY

Les catégories de données à caractère personnel que nous collectons, conservons et traitons, ainsi que les finalités de ces opérations de traitement, sont strictement liées à la nature de vos relations avec LegalFly. Conformément à notre engagement en matière de protection de la vie privée et au principe de minimisation des données, nous limitons la collecte aux seules données nécessaires à la fourniture de nos services et à l'amélioration de l'expérience utilisateur.

Lorsque vous créez un compte auprès de LegalFly, nous conservons les données à caractère personnel suivantes :

❑ Prénom ❑ Nom ❑ Adresse électronique ❑ Nom d'utilisateur (facultatif)

La collecte de ces informations nous permet de fournir des services personnalisés, de gérer votre compte, d'assurer le support client et de maintenir la sécurité de notre plateforme. Ces données font l'objet d'une conservation sécurisée et ne sont communiquées à des tiers qu'avec votre consentement explicite.

En sus de ce qui précède, nous traitons les contrats que vous téléversez aux fins d'examen. Ces contrats sont anonymisés préalablement à leur conservation, ce qui signifie que tout élément identifiant en est supprimé. Nous conservons le contenu contractuel anonymisé dans nos systèmes afin d'améliorer nos services et de fournir des analyses pertinentes. Cette anonymisation garantit qu'aucune donnée à caractère personnel ou information confidentielle figurant dans les contrats ne puisse vous être rattachée.

Veuillez noter que les données spécifiques collectées et leurs modalités d'utilisation peuvent varier selon la nature de vos interactions avec LegalFly (navigation sur notre site internet, réception de communications promotionnelles, démarche en vue d'établir des relations commerciales avec nous, ou qualité de partenaire ou de fournisseur). Nous nous efforçons d'agir en toute transparence et vous informerons, le cas échéant, des traitements spécifiques mis en œuvre.

Les bases légales de ces activités de traitement reposent sur le consentement, l'exécution d'un contrat, ou nos intérêts légitimes, tels que l'amélioration de nos services et la préservation de la sécurité de nos utilisateurs. Nous conservons ces données conformément aux obligations légales et pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Nous vous rappelons que vous bénéficiez de droits spécifiques relatifs à vos données à caractère personnel, notamment les droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition au traitement de vos données. Pour de plus amples informations sur ces droits, veuillez vous référer à la section correspondante de la présente Politique de confidentialité.

Nous collaborons avec Microsoft Clarity et Microsoft Advertising afin d'analyser l'utilisation et les interactions avec notre site internet par le biais de métriques comportementales, de cartes thermiques (« heatmaps ») et d'enregistrements de sessions, dans le but d'améliorer et de promouvoir nos produits/services. Les données d'utilisation du site sont collectées à l'aide de cookies internes et tiers ainsi que d'autres technologies de traçage, afin d'évaluer l'intérêt pour nos produits/services et de mesurer l'activité en ligne. En outre, nous utilisons ces informations à des fins d'optimisation du site, de prévention des fraudes, de sécurité et de publicité. Pour plus d'informations sur les modalités de collecte et d'utilisation de vos données par Microsoft, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité de Microsoft.

4. Fondement juridique du traitement

Lorsque le fondement juridique d'un traitement repose sur l'intérêt légitime, LegalFly veille à mettre rigoureusement en balance cet intérêt avec la finalité ayant justifié la collecte de vos données à caractère personnel et vos attentes légitimes. Nous nous assurons également qu'aucune atteinte ne soit portée à vos libertés et droits fondamentaux. Si cet équilibre ne peut être garanti, nous cesserons de conserver ou d'utiliser vos données à caractère personnel, à moins de déterminer une nouvelle base légale.

5. Durées de conservation des données

LegalFly ne conserve vos données à caractère personnel que pendant la durée strictement nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une durée de conservation plus longue est imposée ou justifiée par la loi ou d'autres obligations légales.

6. Communication des données à caractère personnel à des tiers

LegalFly ne transmettra vos données à caractère personnel à des tiers que si cela est strictement requis pour les finalités exposées dans la présente Politique de confidentialité. Cela peut impliquer le partage de vos données à caractère personnel avec : des prestataires de logiciels et de services cloud, des indépendants ou d'autres prestataires de services.

Nous avons instauré les stipulations contractuelles requises afin de garantir que ces tiers traitent vos données à caractère personnel dans le plein respect de la réglementation applicable relative à la protection des données (notamment l'article 28 du RGPD).

Par ailleurs, nous pouvons être amenés à divulguer vos données à caractère personnel :
Aux autorités compétentes : si la loi l'exige ou si cela est nécessaire à la défense de nos droits, ou dans le cadre de procédures judiciaires (ou à intervenir).Dans le cadre d'opérations de fusions-acquisitions (M&A) : en cas de cession de LegalFly ou de ses actifs à un tiers, vos données à caractère personnel peuvent figurer parmi les actifs transférés.

7. Transferts transfrontaliers de données à caractère personnel

Dans l'hypothèse où l'un des tiers susmentionnés serait établi en dehors de l'Espace économique européen, LegalFly veille à la mise en œuvre des garanties approuvées par l'UE, telles que :

• Des décisions d'adéquation de la Commission européenne

• Des accords de transfert de données (conformément aux Clauses contractuelles types établies par la décision d'exécution (UE) 2021/914 de la Commission européenne du 4 juin 2021, accompagnées d'une analyse d'impact du transfert)

• Des règles d'entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules)

• Des mécanismes de certification

8. Vos droits en matière de protection des données

La réglementation relative à la protection de la vie privée (notamment le RGPD) vous confère certains droits sur vos données à caractère personnel. Ces droits peuvent être exercés en nous contactant selon les modalités précisées à la section 11, ainsi qu'au moyen du formulaire d'exercice des droits de la personne concernée.

9. Sécurité

LegalFly s'engage à prendre les mesures techniques, matérielles et organisationnelles appropriées afin de prévenir tout accès non autorisé, perte, utilisation abusive ou altération de vos données à caractère personnel.

10. Modifications de la présente Politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de confidentialité en publiant une version révisée sur notre site internet, assortie de la date de dernière mise à jour en tête de page. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette page afin de prendre connaissance de toute modification éventuelle.

11. Nous contacter

Pour toute notification au titre de la présente Politique de confidentialité (telle que l'exercice de vos droits en tant que personne concernée) et/ou pour toute question ou demande relative à celle-ci, nous vous invitons à contacter notre Délégué à la protection des données (DPO) à l'adresse : privacy@legalfly.com

12. Réclamations

Si vous estimez que les modalités de collecte, de conservation ou de traitement de vos données à caractère personnel ne sont pas satisfaisantes, nous vous prions de nous en excuser et sommes disposés à mettre en œuvre les mesures nécessaires afin d'y remédier. 
N'hésitez pas à nous contacter !