Die Vertragsprüfung ist einer der zeitaufwendigsten Bereiche der juristischen Arbeit in Unternehmen. Dieselben Klauseln werden jedes Mal manuell geprüft. Die Standards zwischen den Prüfenden weichen voneinander ab. Verträge verbleiben in der Warteschlange, während die Rechtsabteilung einen Backlog abarbeitet, der schneller wächst, als er schrumpft.

LEGALFLY wurde entwickelt, um dies zu ändern. Es verkürzt die Vertragsprüfung von zwei Stunden auf 15 Minuten, wendet Ihre Playbooks automatisch auf jeden Vertrag an und liefert Redlines mit leicht verständlichen Erklärungen direkt in Microsoft Word. Inhouse-Teams bei SAP, Lufthansa und AXA nutzen es, um Verträge siebenmal schneller zu prüfen, ohne dass Juristinnen und Juristen bei entscheidenden Beschlüssen außen vor bleiben.

Erfahren Sie hier, wie der Prozess der Vertragsprüfung abläuft und wie LEGALFLY jede Phase davon beschleunigt.

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Den Prozess der Vertragsprüfung verstehen

Der Prozess der Vertragsprüfung ist ein strukturierter, mehrstufiger Ablauf, bei dem Rechts- und Geschäftsteams Vereinbarungen analysieren, um Risiken zu identifizieren, Compliance zu gewährleisten und die Interessen des Unternehmens zu schützen. Eine gründliche Vertragsprüfung ist Ihre erste Verteidigungslinie gegen potenzielle rechtliche und finanzielle Risiken. Es handelt sich dabei nicht um eine bloße Formsache, sondern um eine strategische Geschäftsfunktion, die Ihre Interessen schützt und Ihrem Team hilft, aus einer Position der Stärke heraus zu verhandeln.

Eine effektive Vertragsprüfung kombiniert die juristische mit der geschäftlichen Bewertung, um sowohl die Compliance als auch die wirtschaftliche Integrität zu sichern. Richtig umgesetzt verkürzt sie die Transaktionszyklen, beschleunigt die Umsatzrealisierung und reduziert die Abhängigkeit von externen Kanzleien.

Hauptphasen des Vertragsprüfungsprozesses

Ein optimal gesteuerter Vertragsprüfungsprozess folgt einer klaren Abfolge von Phasen, von denen jede definierte Ziele hat. Diese leiten die Rechts- und Geschäftsteams von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Genehmigung. Wie effizient jede Phase abläuft, entscheidet darüber, ob die Vertragsprüfung Ihr Geschäft beschleunigt oder blockiert.

1. Erste Vertragserfassung und Dokumentensammlung

Der Prüfungsprozess beginnt mit der Erfassung aller relevanten Dokumente und der Bestätigung der Vertragsart, der beteiligten Parteien sowie des Geschäftszwecks. Standardisierte Erfassungsformulare verhindern Engpässe, indem sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen direkt zu Beginn vorliegen. Die Festlegung klarer Zuständigkeiten in dieser Phase sichert die Verbindlichkeit und verhindert spätere Verzögerungen im Vertragsprozess.

2. Vorläufige Prüfung und Identifizierung von Problemstellen

Der Vertrag wird einer ersten Prüfung unterzogen, um fehlende Informationen, unvollständige Abschnitte oder offensichtliche Risiken zu identifizieren. Die Prüfenden heben wichtige geschäftliche Bedingungen hervor, vermerken abweichende Vertragsklauseln und priorisieren die Anfrage nach Dringlichkeit und Komplexität. Diese erste Prüfung legt den Rahmen für die anschließende Detailanalyse fest.

3. Detaillierte Klausel-für-Klausel-Analyse

Jede Klausel wird auf ihre rechtlichen, finanziellen und operativen Auswirkungen hin untersucht. Die Prüfenden vergleichen die Bedingungen mit internen Playbooks, Richtlinien und Compliance-Standards, um potenzielle Risiken und Abweichungen zu identifizieren. Eine KI-gestützte Software zur Vertragsprüfung beschleunigt diese Phase, indem sie Abweichungen erkennt, die Konsistenz zwischen den Prüfenden gewährleistet und den manuellen Aufwand erheblich reduziert. Die KI-gestützte Vertragsprüfung kann die Erstanalyse von durchschnittlich 92 Minuten auf bis zu 26 Sekunden verkürzen.

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4. Risikobewertung und Risikominimierung

Nach der Identifizierung potenzieller Risiken bewerten die Teams deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen. Soweit erforderlich, schlagen sie alternative Formulierungen oder Strategien für die Vertragsverhandlung vor, um das Risiko zu minimieren. Die Risikoverteilung zwischen den Parteien wird klar dokumentiert. Alle Ergebnisse und Empfehlungen sollten protokolliert werden, um eine nachvollziehbare Dokumentation darüber zu führen, wie Entscheidungen getroffen und Risiken behandelt wurden.

5. Interne Zusammenarbeit und Stakeholder-Feedback

Die Vertragsprüfung ist selten eine Einzelaufgabe. Am Prüfungs- und Genehmigungsprozess sind sowohl Rechts- als auch Geschäftsteams beteiligt, die Entwürfe mit dem Einkauf, der Finanzabteilung, der Compliance-Abteilung und dem Vertrieb teilen, um Feedback und Abstimmung einzuholen. Eine Versionskontrolle über mehrere Verhandlungsrunden hinweg verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass der finale Vertrag die vereinbarten Positionen widerspiegelt. Kollaborationstools, die innerhalb vertrauter Plattformen wie Microsoft Word oder Teams funktionieren, halten alle Beteiligten ohne zusätzlichen Aufwand auf demselben Stand.

6. Endgültige Genehmigung und Freigabe

Die letzte Phase umfasst die Einholung der formellen Genehmigung durch die zeichnungsberechtigten Personen. Die Prüfenden stellen sicher, dass alle Änderungen vor der Unterzeichnung korrekt eingearbeitet wurden. Nach der Unterzeichnung wird die endgültige Version archiviert und die relevanten Daten werden im Vertragsmanagementsystem des Unternehmens aktualisiert, um eine präzise und leicht zugängliche Dokumentation zu gewährleisten.

Wie LEGALFLY den Vertragsprüfungsprozess Schritt für Schritt beschleunigt

So nutzen Inbound-Rechtsabteilungen LEGALFLY, um von einem eingegangenen Vertrag zu einem geprüften, korrigierten und revisionssicheren Ergebnis zu gelangen.

Schritt 1: Importieren des Vertrags

Importieren Sie das Dokument direkt aus SharePoint oder Google Drive, öffnen Sie es in Microsoft Word oder starten Sie die Prüfung direkt aus Teams, Outlook oder Slack. Sensible Daten und vertrauliche Informationen werden vor jeder KI-Verarbeitung automatisch anonymisiert, ohne dass eine manuelle Schwärzung erforderlich ist. Die Plattform erkennt die Vertragsart, die Jurisdiktion, die Sprache und die Rollen der Parteien, sodass jede Prüfung mit dem passenden Kontext startet.

Schritt 2: Auswählen Ihres Playbooks

Wählen Sie aus über 120 vordefinierten Playbooks oder wenden Sie ein eigenes an, das auf Ihren bisherigen, freigegebenen Verträgen basiert. Ihre Fallback-Positionen, Risikotoleranzen und Eskalationsregeln werden von Anfang an angewendet. In dieser Phase werden die Standards Ihres Unternehmens fest im Prüfungsprozess verankert, anstatt erst am Ende kontrolliert zu werden.

Schritt 3: Ausführen der KI-Prüfung

LEGALFLY analysiert den Vertrag Klausel für Klausel anhand Ihres Playbooks. Das Tool identifiziert potenzielle Risiken, markiert Abweichungen von Ihren freigegebenen Positionen, hebt fehlende Bestimmungen hervor und schlägt präzise Neuformulierungen in der von Ihnen definierten Sprache vor. Jedes Ergebnis orientiert sich strikt an Ihren Standards und nicht an allgemeinen Benchmarks.

Schritt 4: Überprüfen der Änderungen mit Begründung

Jede vorgeschlagene Änderung wird als nachverfolgte Änderung in Word angezeigt, verknüpft mit einer leicht verständlichen Erklärung, die sich auf eine spezifische Regel Ihres Playbooks bezieht. Ihre Juristinnen und Juristen können jeden Vorschlag annehmen, ablehnen oder anpassen. Die menschliche Kontrolle bleibt im Mittelpunkt. Die endgültige Entscheidungshoheit liegt ganz bei Ihnen.

Schritt 5: Zur Genehmigung weiterleiten oder Teams selbstständig arbeiten lassen

Mithilfe des Agent Studios von LEGALFLY können Sie Verträge, die Ihren Risikoprofilen entsprechen, automatisch für den weiteren Genehmigungsprozess freigeben. Verträge, die definierte Risikogrenzen überschreiten, werden an die zuständigen Prüfenden eskaliert. Bei Standardvereinbarungen können Teams außerhalb der Rechtsabteilung – wie Einkauf und Vertrieb – innerhalb der von der Rechtsabteilung einmalig festgelegten Leitplanken selbstständig agieren. Dies entlastet die Rechtsabteilung spürbar.

Schritt 6: Exportieren mit lückenlosem Audit-Trail

Sie haben die Möglichkeit, eine saubere Version mit nachverfolgten Änderungen für die Verhandlung, eine finale Version zur Freigabe oder einen Excel-Bericht über die identifizierten Risiken und Klauselabweichungen zu exportieren. Jede Sitzung wird protokolliert: was geprüft wurde, was beanstandet wurde und auf welcher Grundlage. Der Audit-Trail erfüllt die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und regulatorische Compliance in regulierten Branchen.

Erstellung einer effektiven Checkliste für die Vertragsprüfung

Eine Checkliste für die Vertragsprüfung stellt sicher, dass alle kritischen Aspekte eines Vertrags vor der Unterzeichnung systematisch geprüft werden. Eine einheitliche Checkliste hilft dabei, zu verifizieren, dass wesentliche Vertragsbedingungen berücksichtigt wurden, und minimiert das Risiko, dass unter Zeitdruck wichtige Details übersehen werden.

Wesentliche Bestandteile der Checkliste

Jede Checkliste zur Vertragsprüfung sollte die beteiligten Parteien, den Vertragsgegenstand und die Laufzeit verifizieren. Die Prüfenden müssen Zahlungsbedingungen und Zahlungspläne bestätigen, Vertraulichkeits- und Datenschutzbestimmungen überprüfen, Kündigungsrechte, Verlängerungsoptionen und Änderungsklauseln prüfen sowie die Mechanismen zur Streitbeilegung und das anwendbare Recht festlegen.

Für weitere Informationen zu den führenden KI-gestützten Tools zur Vertragsprüfung: siehe hier.

Rechtliche, finanzielle und operative Aspekte

Jeder Vertrag sollte anhand praktischer Fragen überprüft werden. Sind die Personen, die zeichnen sollen, vertretungsberechtigt? Passen die Zahlungsbedingungen zu den geschäftlichen Anforderungen? Sind Haftungs- und Freistellungsklauseln ausgewogen gestaltet? Entspricht der Umgang mit Daten den Datenschutzanforderungen wie der DSGVO? Sind die Leistungsbeschreibungen, Kündigungsfristen und Prüfungszeiträume klar definiert und realistisch umsetzbar?

Häufige Warnsignale und Dealbreaker

Die Prüfenden sollten ein besonderes Augenmerk auf unklare Formulierungen, vage Klauseln, die zu Streitigkeiten führen könnten, einseitige Kündigungsrechte und unverhältnismäßige Vertragsstrafen legen. Fehlende Regelungen zur Streitbeilegung oder die Nichteinhaltung rechtlicher Vorgaben sind ebenfalls ernsthafte Warnsignale. Die frühzeitige Identifizierung dieser Schwachstellen schützt das Unternehmen vor versteckten Risiken und Ansprüchen Dritter.

Anpassung von Checklisten an verschiedene Vertragsarten

Eine differenzierte Checkliste stellt sicher, dass die unterschiedlichen Dokumentenarten die jeweils erforderliche Detailtiefe erhalten. NDAs erfordern den Fokus auf den Umfang und die Dauer der Vertraulichkeit. Einkaufsverträge verlangen eine detaillierte Prüfung von Gewährleistungen, Lieferbedingungen und Service Levels. Vertriebsverträge sollten Zahlungspläne, Lieferfristen und Abnahmekriterien in den Vordergrund stellen. Die Anpassung nach Vertragsart macht den Prüfungsprozess schneller und präziser.

Häufige Fehlerquellen und wie man sie vermeidet

Selbst erfahrene Rechtsabteilungen verfallen in Muster, die den Vertragsprüfungsprozess verlangsamen oder unnötige Risiken erzeugen.

Unklare Vertragssprache

Klauseln, die auf den ersten Blick klar erscheinen, bis sie in der Praxis rechtlich geprüft werden, gehören zu den häufigsten Problemen. Die KI-gestützte Hervorhebung von Klauseln hilft dabei, unklare und vage Formulierungen frühzeitig zu erkennen und spätere Unklarheiten zu vermeiden.

Versäumte Fristen und automatische Verlängerungen

Wenn Verträge über verschiedene E-Mail-Verläufe oder Excel-Tabellen verteilt sind, verliert man leicht den Überblick über wichtige Meilensteine. Automatisierte Benachrichtigungen und eine zentrale Nachverfolgung sorgen dafür, dass Verpflichtungen sichtbar bleiben und Verlängerungsfristen rechtzeitig wahrgenommen werden.

Mangelnde Einbindung von Stakeholdern

Verträge betreffen oft die Finanz-, Operations- und Compliance-Teams, dennoch verbleiben Prüfungsprozesse häufig ausschließlich in der Rechtsabteilung. Kollaborative Tools, die simultanes Kommentieren direkt in Microsoft Word oder Teams ermöglichen, sorgen für eine nahtlose Abstimmung zwischen Rechts- und Geschäftsteams, ohne Arbeitsschritte zu verdoppeln.

Compliance-Versäumnisse

Da sich Gesetze und Compliance-Anforderungen kontinuierlich ändern, kann das Fehlen einer vorgeschriebenen Klausel oder Aufbewahrungsfrist schnell zu Bußgeldern oder Reputationsschäden führen. Durch die Automatisierung von Compliance-Prüfungen anhand aktueller Playbooks wird sichergestellt, dass jede Vereinbarung den neuesten gesetzlichen Bestimmungen entspricht.

Unzureichende Versionskontrolle

Eine Vielzahl von Entwürfen, widersprüchliche Änderungen und unklare Freigaben führen zu Missverständnissen. Die Beibehaltung einer einzigen Informationsquelle („Single Source of Truth“) mit automatischer Versionsgeschichte und lückenlosen Audit-Trails macht den gesamten Vertragsprozess transparent und rechtssicher.

Wann die Rechtsabteilung oder externe Kanzleien hinzugezogen werden sollten

Eine KI-gestützte Vertragsprüfungssoftware erledigt die Standardaufgaben höchst effizient. Dennoch erfordern bestimmte komplexe Situationen weiterhin tiefgehendes juristisches Fachwissen und die Einschätzung von Spezialisten:

• Verträge mit hohem Wert oder Risiko: Strategische Partnerschaften, bedeutende Transaktionen oder Vereinbarungen mit hohem finanziellem Risiko.

• Grenzüberschreitende oder hochkomplexe Abkommen: Verträge, die mehrere Jurisdiktionen betreffen, Übersetzungen erfordern oder unterschiedliche regulatorische Rahmenbedingungen berühren.

• Verträge in stark regulierten Bereichen: Angelegenheiten, die branchenspezifischen Gesetzen unterliegen, wie z. B. im Finanzwesen, im Gesundheitswesen oder bei öffentlichen Aufträgen.

• Konfliktträchtige oder sensible Verhandlungen: Situationen mit einer Vorgeschichte von Meinungsverschiedenheiten, unklarer Risikoverteilung oder strittigen Bedingungen.

Nutzen Sie Inhouse-Teams und KI-gestützte Tools für die Prüfung von Standardverträgen und eskalieren Sie den Prozess an spezialisierte Juristen, sobald das Risiko oder die Unsicherheit steigt.

Best Practices zur Optimierung der Vertragsprüfung

Ein effektiver Vertragsprüfungsprozess basiert auf dem optimalen Zusammenspiel von Technologie, klaren Prozessen und kontinuierlicher Weiterbildung.

Arbeiten Sie in vertrauten Tools. Die direkte Integration einer KI-gestützten Vertragsprüfungssoftware in Microsoft Word ermöglicht es Rechts- und Geschäftsteams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, ohne die Plattform wechseln zu müssen. LEGALFLY nutzt KI, um risikoreiche Vertragsklauseln zu markieren, rechtliche Compliance zu prüfen und alternative Formulierungen vorzuschlagen, damit die Prüfung schneller und konsistenter erfolgt.

Standardisieren Sie mit Vertragsvorlagen. Eine zentrale Bibliothek mit freigegebenen Vertragsvorlagen und Musterklauseln verkürzt den Entwurfsprozess und stellt sicher, dass jede Vereinbarung den Risiko- und Compliance-Standards des Unternehmens entspricht.

Automatisieren Sie Genehmigungsworkflows. Genehmigungsworkflows, die auf Vertragsart, Wert oder Risikostufe basieren, halten den Prüfungsprozess schlank und gewährleisten gleichzeitig die menschliche Kontrolle an den entscheidenden Schnittstellen. Entsprechende Beispiele finden Sie in Die 10 besten Tools zur Automatisierung von rechtlichen Workflows.

Investieren Sie in die Weiterbildung. Teams, die die Struktur und die wesentlichen Pflichten von Verträgen verstehen, können mehr Prüfungen intern durchführen. Das stärkt das Fachwissen von Mitarbeitenden außerhalb der Rechtsabteilung und befähigt sie, Standardverträge sicher zu bearbeiten.

Nächste Schritte: Verbesserung Ihres Vertragsprüfungsprozesses

Eine kontinuierliche Optimierung sorgt dafür, dass Ihr Vertragsprüfungsprozess effizient, rechtssicher und an den Unternehmenszielen ausgerichtet bleibt.

• Analysieren Sie Ihren aktuellen Prozess: Bilden Sie jede Phase des Prüfungsprozesses ab, identifizieren Sie Engpässe und holen Sie Feedback von den Beteiligten ein, um Verzögerungen genau zu lokalisieren.

• Legen Sie klare KPIs fest: Verfolgen Sie Kennzahlen wie Durchlaufzeiten der Prüfung, Fehlerquoten und die Zufriedenheit der beteiligten Stakeholder.

• Halten Sie Vertragsvorlagen aktuell: Aktualisieren Sie Vorlagen, Playbooks und Checklisten regelmäßig, um neuen rechtlichen Rahmenbedingungen und sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

• Investieren Sie in Schulung und Zusammenarbeit: Bieten Sie Ihren Rechts- und Geschäftsteams kontinuierliche Weiterbildungen sowohl im Bereich des Vertragsverständnisses als auch im Umgang mit KI-gestützten Tools.

• Vergleichen und anpassen: Vergleichen Sie Ihren Prüfungsprozess mit dem von Branchenkollegen, um neue Ansätze für die Workflow-Automatisierung und Compliance-Optimierungen zu identifizieren.

Fazit

Ein gut strukturierter Vertragsprüfungsprozess ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil. Eine effektive Vertragsprüfung verkürzt die Abschlusszyklen, gewährleistet Compliance, reduziert die Abhängigkeit von externen Kanzleien und schafft in den Rechtsabteilungen die Kapazitäten, um sich auf strategisch anspruchsvolle Aufgaben zu konzentrieren.

LEGALFLY unterstützt Rechtsabteilungen in Unternehmen dabei, eine umfassende, schnellere, konsistentere und vollständig dokumentierte Vertragsprüfung direkt in ihren gewohnten Tools umzusetzen.

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