Die Prüfung von Verträgen kann Stunden in Anspruch nehmen. Für viele interne Rechtsabteilungen dauert eine einzige Standardprüfung weit länger, als sie sollte. Rechnet man das auf ein monatliches Volumen hoch, ist ein beträchtlicher Teil der Kapazität Ihres Teams in Arbeit gebunden, die jedes Mal demselben Muster folgt: Dokument abrufen, jede Klausel lesen, Risiken markieren, Änderungen formulieren, zurücksenden.

Die Automatisierung von Rechtsdokumenten verändert die Wirtschaftlichkeit dieser Gleichung. Nicht, indem sie Ihr Team von der Arbeit ausschließt, sondern indem sie die Teile der Arbeit automatisiert, die ohnehin nie deren Aufmerksamkeit hätten erfordern dürfen.

LEGALFLY verkürzt diese Prüfung auf 15 Minuten. Der Rest dieses Artikels erklärt, wie das gelingt und was Ihr Team mit der gewonnenen Zeit stattdessen tun kann.

Wenn Ihr Team mehr Zeit mit der Koordination von Dokumenten-Workflows als mit der rechtlichen Beratung verbringt, ist LEGALFLY genau dafür geschaffen, dies zu ändern. Vertragsprüfungen, die heute zwei Stunden dauern, benötigen auf der Plattform nur noch 15 Minuten – wobei jede Entscheidung nachvollziehbar, konsistent und an Ihren Playbooks ausgerichtet ist. Buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie es in Ihrem Unternehmen funktioniert.

Die Kosten manueller Dokumenten-Workflows

Bevor wir uns der Lösung widmen, lohnt es sich, das Problem präzise zu definieren.

Ohne Dokumentenautomatisierung dauert eine standardmäßige Vertragsprüfung im Durchschnitt etwa zwei bis mehrere Stunden pro Dokument. Multipliziert man dies mit dem Volumen, das die meisten internen Teams monatlich bewältigen müssen, wird die Rechnung schnell unangenehm. Das ist Zeit, die in höherwertige juristische Arbeit fließen könnte: Risikoberatung, Unterstützung bei kommerziellen Verhandlungen oder der Aufbau von Compliance-Frameworks.

Manuelle Prozesse führen zudem zu Inkonsistenzen. Verschiedene Teammitglieder wenden unterschiedliche Standards an. Klauseln weichen von den genehmigten Positionen ab. Änderungen werden vorgenommen, ohne sie mit den Fallback-Positionen des Unternehmens abzugleichen. Dies liegt nicht an mangelnder Sorgfalt Einzelner, sondern sind strukturelle Probleme, für deren Lösung eine Software zur Dokumentenautomatisierung speziell entwickelt wurde.

Eine vergleichende Übersicht über die führenden Plattformen in dieser Kategorie finden Sie hier: Die 10 besten Tools zur Automatisierung rechtlicher Workflows

Wie LEGALFLY die Automatisierung von Rechtsdokumenten löst

LEGALFLY ist als KI-Plattform für Rechtsabteilungen in Unternehmen konzipiert. Die Funktionen zur Dokumentenautomatisierung basieren nicht auf generischen KI-Prompts oder offenen Chat-Schnittstellen. Sie stützen sich auf drei miteinander verbundene Ebenen: Playbooks, Vorlagen und strukturierte Workflows.

Playbooks: Die Regeln für jedes Dokument

Mit Playbooks codiert LEGALFLY die rechtlichen Standards Ihres Unternehmens in durchsetzbare Regeln. Für jeden Dokumententyp, den Ihr Team bearbeitet, definieren Sie bevorzugte Klauselpositionen, akzeptable Fallbacks und die Risikoschwellen, die eine Eskalation auslösen.

Sobald ein Playbook eingerichtet ist, wendet LEGALFLY es automatisch auf jede Prüfung an. Die Plattform scannt jede Klausel, identifiziert Abweichungen von Ihren Standards und schlägt Überarbeitungen vor, die auf Ihre genehmigten Positionen abgestimmt sind. Jedes Ergebnis enthält eine klare Begründung und nachvollziehbare Quellen, sodass Ihr Team Änderungen mit voller Transparenz prüfen, akzeptieren oder ablehnen kann.

LEGALFLY enthält über 120 vordefinierte Playbooks für mehr als 100 Dokumententypen, die in Zusammenarbeit mit Partnerkanzleien in ganz Europa entwickelt wurden. Ihr Team kann diese sofort nutzen, anpassen oder völlig neue Playbooks auf Basis Ihrer eigenen Musterverträge erstellen. Der Playbook Builder liest einen freigegebenen Vertrag ein und erstellt in etwa zwei Minuten ein vollständiges Playbook.

Das praktische Ergebnis ist, dass jede Dokumentenprüfung denselben Standards folgt – unabhängig davon, wer sie durchführt, welche Gerichtsbarkeit betroffen ist oder wie hoch das Arbeitsaufkommen in dieser Woche ist.

Vorlagen: Das Fundament für eine schnellere Dokumentenerstellung

Die Erstellung von Rechtsdokumenten auf einem leeren Blatt Papier ist sowohl langsam als auch risikoreich. Leere Seiten begünstigen Inkonsistenzen. Veraltete Klauselformulierungen, Copy-Paste-Fehler und überholte regulatorische Verweise gelangen auf diese Weise in das Dokument, noch bevor überhaupt jemand mit der Prüfung begonnen hat.

Der Draft-Agent von LEGALFLY ändert das. Ihr Team erstellt einmalig wiederverwendbare Vorlagen, und jedes neue Dokument wird aus dieser genehmigten Struktur generiert. Variablen werden innerhalb der Vorlage definiert, sodass die Plattform Parteiname, Daten, Gerichtsstände und andere geschäftsspezifische Details automatisch und ohne manuelle Eingabe ausfüllen kann.

Vorlagen in LEGALFLY unterstützen bedingte Logik. So kann eine Klausel beispielsweise so eingestellt werden, dass sie nur erscheint, wenn der Gerichtsstand Belgien ist oder wenn ein bestimmter Schwellenwert für den Vertragswert erreicht wird. Dies stellt sicher, dass Ihre Dokumentenerstellung die tatsächliche Vertragspolitik Ihres Unternehmens widerspiegelt und nicht einer starren Einheitsstruktur folgt.

Das dokumentierte Ergebnis: Teams, die die Drafting-Tools von LEGALFLY nutzen, konnten ihre Erstellungszeit um 50 % reduzieren.

Quelle: Generative KI für Rechtsabteilungen: Top-Anwendungsfälle, Fallstudien & Analysen

Dokumentenprüfung im großen Maßstab

Fortschrittliche Automatisierung von Rechtsdokumenten bedeutet nicht nur, Dokumente schneller zu erstellen. Es geht darum, sie in dem Volumen zu prüfen, das Ihr Unternehmen tatsächlich generiert.

Der Review-Agent von LEGALFLY bearbeitet einzelne Verträge mit umfassender Playbook-Analyse, Klauselextraktion, Risikozusammenfassungen und verhandlungsbereiten Änderungen. Sie können das Dokument direkt aus SharePoint oder Google Drive abrufen, in Microsoft Word öffnen oder eine Prüfung direkt aus Teams, Outlook oder Slack starten. Sensible Daten und vertrauliche Informationen werden vor jeder KI-Verarbeitung automatisch anonymisiert – eine manuelle Schwärzung ist nicht erforderlich. Die Plattform erkennt den Vertragstyp, die Gerichtsbarkeit, die Sprache und die Rollen der Parteien, sodass jede Prüfung sofort im richtigen Kontext startet.

Für Workflows mit sehr hohem Volumen scannt der Multi-Review-Agent hunderte von Verträgen gleichzeitig, gleicht sie mit Ihren Playbooks ab und markiert Abweichungen in einem einzigen, herunterladbaren Bericht. Dies ist besonders nützlich für Compliance-Audits, regulatorische Risikobewertungen und Due-Diligence-Prozesse, bei denen der Aufwand für das Dokumentenmanagement andernfalls enorm wäre.

Kunden von LEGALFLY berichten, dass die Prüfzeit für Verträge von zwei Stunden auf 15 Minuten sank – eine 7-fache Performancesteigerung, was einer Reduzierung des Zeitaufwands pro Dokument um 87,5 % entspricht.

Mehr erfahren: Wie Einkaufsteams juristische KI nutzen können, um Verträge im großen Stil zu verwalten

Von einzelnen Dokumenten zu durchgängigen juristischen Workflows

Die meiste Software zur Dokumentenautomatisierung deckt nur Einzelschritte ab. Ein Vertrag wird geprüft. Ein Entwurf wird erstellt. Das Dokument wird zurückgegeben. Was danach geschieht – das Einholen von Freigaben, die Weiterleitung an Stakeholder, die Statusverfolgung über Teams hinweg –, bleibt ein manueller Prozess außerhalb des Tools.

Hier verlieren die meisten internen Rechtsabteilungen Zeit, die in ihren Dokumenten-Metriken gar nicht auftaucht. Die Prüfung selbst dauert 15 Minuten. Die Koordination im Vorfeld und Nachgang dauert Tage.

Agent Studio ist die Antwort von LEGALFLY auf dieses Problem. Es entwickelt LEGALFLY von einem reinen Tool zur Dokumentenautomatisierung zu einem Betriebssystem für Rechtsprozesse. Dadurch werden gesamte Workflows von der Anfrage bis zur finalen Freigabe automatisiert, einschließlich der administrativen Schritte rund um die Arbeit selbst.

Wie Agent Studio funktioniert

Ausgangspunkt ist ein Trigger (Auslöser). Eine Anfrage an die Rechtsabteilung geht per E-Mail, Slack, Teams ein oder wird manuell auf der Plattform gestartet. Agent Studio erfasst diese Anfrage und leitet sie automatisch in den richtigen Workflow weiter.

Von dort aus definieren Sie, was in jedem Schritt passiert: Welcher LEGALFLY-Agent die Aufgabe übernimmt – sei es Vertragsprüfung, Due Diligence, juristische Recherche oder ein maßgeschneiderter Agent für Ihren spezifischen Anwendungsfall. Zudem legen Sie fest, welche bedingte Logik den Weg bestimmt, z. B. Routing-Regeln basierend auf Vertragstyp, Abteilung, Risikostufe oder Wertgrenzen, wann eine Eskalation erforderlich ist und wer benachrichtigt wird, wenn ein Schritt abgeschlossen oder ein Schwellenwert erreicht ist.

Der Workflow wird automatisch ausgeführt. Die Rechtsabteilung behält bei jedem Entscheidungsschritt die finale Freigabe und hat volle Transparenz darüber, was wann und von wem veranlasst wurde. Die Einhaltung von Playbooks, rollenbasierte Zugriffsrechte und ein lückenloses Aktivitätsprotokoll sind standardmäßig integriert.

Was das in der Praxis bedeutet

Betrachten wir die klassische Anfrage für einen Standard-Vertriebsvertrag. Eine Anfrage geht vom Vertriebsteam über Teams ein. Agent Studio erfasst sie, identifiziert den Vertragstyp und leitet sie mit dem passenden Playbook an den Review-Agenten weiter. Erreicht der Vertrag eine bestimmte Risikoschwelle, wird er automatisch an das Senior-Counsel eskaliert. Nach der Prüfung wird der zuständige Stakeholder benachrichtigt, dass der Vertrag bereit ist. Der gesamte Ablauf erfolgt, ohne dass die Rechtsabteilung die Übergaben manuell steuern muss.

Dieselbe Logik gilt für das Onboarding von Dienstleistern, die Bearbeitung von NDAs, regulatorische Folgenabschätzungen und den Eingang von Arbeitsverträgen. Jeder wiederkehrende rechtliche Workflow, der derzeit auf E-Mail-Verläufen, manuellen Nachfassaktionen und individuellen Statusprüfungen basiert, kann im Agent Studio strukturiert und fortan konsistent ausgeführt werden.

Die Rechtsabteilung behält stets die Kontrolle

Der entscheidende Aspekt bei Agent Studio ist, dass Automatisierung nicht bedeutet, die juristische Expertise aus dem Prozess auszuschließen. Es bedeutet vielmehr, den administrativen Aufwand um sie herum zu eliminieren. Ihr Team bestimmt die Logik, definiert die Regeln und behält bei jedem Entscheidungspunkt die finale Freigabe. Es ändert sich lediglich, dass der Prozess zwischen diesen Entscheidungspunkten kontinuierlich weiterläuft, ohne dass jemand manuell nachfassen muss.

Darin liegt die Stärke von LEGALFLY als Workflow-Tool: Es wird nicht nur ein Dokument nach dem anderen automatisiert, sondern der gesamte Prozess um jedes Dokument herum – konsistent und in der Größenordnung, in der regulierte Unternehmen tatsächlich operieren.

Für Teams, die sich schnell weiterbilden möchten, können strukturierte Programme wie das KI-Training von LEGALFLY für Juristen die Einführung beschleunigen. Sie helfen Rechtsabteilungen zu verstehen, wie sie KI in realen Workflows sicher und effektiv einsetzen.

Wenn Ihr Team wiederkehrende rechtliche Workflows noch über E-Mails und Excel-Tabellen verwaltet, buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie Agent Studio diese von Anfang bis Ende übernimmt.

Dort arbeiten, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet

Eine der häufigsten Beschwerden über Software zur Dokumentenautomatisierung ist, dass sie Medienbrüche in bestehende Workflows bringt. Juristen müssen Microsoft Word verlassen, Dokumente auf einer separaten Plattform hochladen und das überarbeitete Dokument dann wieder herunterladen, um weiterarbeiten zu können.

LEGALFLY lässt sich direkt in die Tools integrieren, die interne Rechtsabteilungen bereits nutzen. Mit dem Word-Add-in kann Ihr Team Dokumente prüfen, überarbeiten, Playbooks anwenden und Entwürfe aus Vorlagen erstellen, ohne Word jemals zu verlassen. Dieselben Kontrollfunktionen und Audit-Trails wie auf der Plattform stehen Ihnen direkt in Word zur Verfügung.

Neben Word lässt sich LEGALFLY an SharePoint, Google Drive, Microsoft Teams, Outlook, Slack und Microsoft Copilot anbinden. Dadurch kann die Dokumentenautomatisierung direkt aus dem bestehenden Arbeitsablauf heraus gestartet werden und erfordert keinen separaten Zwischenschritt.

Präzise Berücksichtigung von über 110 Jurisdiktionen

Für regulierte Unternehmen, die in mehreren Märkten operieren, ist die Abdeckung verschiedener Rechtsräume essenziell. Eine Software zur Dokumentenautomatisierung, die pauschale Einheitsstandards anwendet, schafft Risiken, statt sie zu minimieren.

LEGALFLY bietet Analysen auf Expertenniveau für über 110 Jurisdiktionen. Die Plattform identifiziert zu Beginn jeder Prüfung das anwendbare Recht des Dokuments und wendet die entsprechenden Standards an. Für Teams, die Verträge in ganz Europa, den USA, dem Nahen Osten oder darüber hinaus verwalten, ist dies ein entscheidender operativer Vorteil.

Sicherheit und Datenschutz

Für Rechtsabteilungen in regulierten Unternehmen gelten beim Datenschutz weitaus strengere Maßstäbe als bei allgemeinen KI-Tools.

Der Anonymisierungs-Layer von LEGALFLY verarbeitet sensible Daten, bevor sie überhaupt an ein KI-Modell übertragen werden. Dies geschieht automatisch und ist fester Bestandteil der Systemarchitektur, keine optionale Einstellung. Für Organisationen mit besonders strengen Sicherheitsvorgaben unterstützt LEGALFLY auch Single-Tenant-Infrastrukturen sowie die Anonymisierung vor Ort (On-Premises).

Die Plattform ist nach ISO 27001 und SOC 2 Typ II zertifiziert sowie vollständig DSGVO-konform.

Dokumententypen und Rechtsgebiete

Die Automatisierungs-Tools von LEGALFLY decken ein breites Spektrum an Dokumenten ab, die für die tägliche Praxis interner Rechtsabteilungen relevant sind. Basierend auf der Kundennutzung gehören Dienstleistungsverträge, Bauverträge, Abmahnungen und gewerbliche Mietverträge zu den am häufigsten verarbeiteten Dokumenten.

Die über 100 Dokumententypen, die durch die vordefinierten Playbooks von LEGALFLY abgedeckt werden, gehen weit darüber hinaus und umfassen auch NDAs, Auftragsverarbeitungsverträge (AVVs) und andere handelsübliche Verträge.

Die Plattform unterstützt die rechtliche Erstellung und Prüfung über mehrere Rechtsgebiete hinweg – darunter kommerzielles Vertragsrecht, Compliance-Dokumentation, regulatorische Meldungen und grenzüberschreitende Vereinbarungen. Dank der Unterstützung von über 80 Sprachen lässt sich das Dokumentenmanagement globaler Teams auf einer einzigen Plattform konsolidieren.

Wer LEGALFLY nutzt

LEGALFLY wird von internen Rechtsabteilungen, Compliance- und Einkaufsteams in regulierten Unternehmen eingesetzt. Zu den namhaften Kunden zählen unter anderem SAP, Lufthansa, AXA und Bosch.

Die Plattform ist nicht für Kanzleien konzipiert, die Mandantenakten oder Fallmanagement-Workflows verwalten. Sie wurde speziell für die Anforderungen interner Rechtsabteilungen entwickelt: hohes Arbeitsvolumen, starre Mitarbeiterkapazitäten und die Notwendigkeit, operative Teams zügig zu unterstützen, ohne Kompromisse bei Präzision und Compliance einzugehen.

Die wichtigsten Vorteile des Ansatzes von LEGALFLY zur Dokumentenautomatisierung

Für jede interne Rechtsabteilung, die eine Software zur Dokumentenautomatisierung evaluiert, zählen die praktischen Ergebnisse mehr als die reine Feature-Liste. Basierend auf verifizierten Kundendaten und Plattformspezifikationen bietet LEGALFLY folgende Vorteile:

• Prüfgeschwindigkeit: Die Prüfzeit für Verträge sinkt von zwei Stunden auf 15 Minuten – das ist 7-mal schneller und entspricht einer Zeitersparnis von 87,5 % pro Dokument.

• Erstellungsgeschwindigkeit: Teams berichten von einer Reduzierung der Erstellungszeit um 50 % dank der Vorlagennutzung und des Draft-Agenten von LEGALFLY.

• Konsistenz: Jede Prüfung folgt exakt den Standards Ihrer Playbooks – unabhängig von Prüfer, Region oder Volumen.

• Compliance: Analysen auf Expertenniveau für über 110 Jurisdiktionen mit lückenloser Dokumentation jeder Entscheidung.

• Sicherheit: Automatische und zwingende Anonymisierung vor der KI-Verarbeitung, zertifiziert nach ISO 27001 und SOC 2 Typ II, DSGVO-konform.

• Integration: Nahtlose Nutzung in Microsoft Word, SharePoint, Teams, Outlook, Slack, Google Drive und Copilot, ohne dass neue Workflows erlernt werden müssen.

Wenn Ihr Team ein hohes Dokumentenvolumen bewältigen muss und wertvolle Zeit durch manuelle Prozesse verliert, die automatisiert werden könnten, ist LEGALFLY genau für diesen Kontext geschaffen. Buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie es für Ihr Unternehmen funktioniert.

Fortschrittliche Automatisierung von Rechtsdokumenten – entwickelt für die echte Arbeitsweise von Rechtsabteilungen

Die meiste Automatisierungssoftware konzentriert sich rein auf das Dokument. LEGALFLY stellt das Team, das damit arbeitet, und das Unternehmen, das darauf vertraut, in den Mittelpunkt.

Das bedeutet: Prüfungen auf Basis Ihrer Playbooks, Erstellung nach Ihren freigegebenen Vorlagen, Workflows, die Ihre Eskalationslogik abbilden, und eine Sicherheitsarchitektur, die Daten anonymisiert, bevor sie an ein KI-Modell gelangen. Der gesamte Lebenszyklus Ihrer juristischen Dokumente – konsistent und im industriellen Maßstab regulierter Unternehmen gelöst.

Wenn Ihr Team hohe Dokumentenvolumina bewältigen muss und die bisherigen Prozesse an ihre Grenzen stoßen, buchen Sie eine Demo, um LEGALFLY in der Praxis zu erleben.