الخلفية العامة
تُعد شركة ECS مشغلاً رائداً في مجال النقل والخدمات اللوجستية منذ تأسيسها في عام 1995. وبعد أن انطلقت الشركة بفريق عمل صغير قوامه ثمانية أفراد، توسعت أعمالها لتضم اليوم 650 موظفاً، وتنتشر مكاتبها في كل من بلجيكا، وإيطاليا، وفرنسا، وهولندا، والمملكة المتحدة، وأيرلندا. وتتولى الشركة إدارة 350,000 شحنة سنوياً محققةً إيرادات تبلغ 550 مليون يورو، مما يستلزم التعامل مع كم هائل من الوثائق والمستندات، بما في ذلك العقود، واتفاقيات الموردين، والمستندات المصرفية، وبوالص التأمين.
وفي ظل الحاجة إلى فحص وتدقيق ما بين 200 إلى 250 عقداً سنوياً—يصل حجم بعضها إلى 60 صفحة—أضحى هذا الإجراء مستهلكاً للوقت بصورة بالغة؛ حيث كانت مراجعة العقد الواحد قد تستغرق ما يصل إلى ثماني ساعات. وقد شكّل ذلك عبئاً متزايداً ليس فقط على الإدارة القانونية، بل امتد ليشمل فرق عمل أخرى كضمان الجودة، والمبيعات، والشؤون المالية. ومع استمرار التوسع المطرد لشركة ECS، بات جلياً ضرورة تبني حل أكثر كفاءة لإدارة الوثائق لمواكبة حجم الأعمال المتنامي.
فرصة
تمثل التحدي الأساسي في الحجم الهائل للوثائق التي تطلبت فحصاً وتدقيقاً شاملين. ومع تزايد تعقيد العقود والاتفاقيات القانونية، أدت إجراءات المراجعة اليدوية إلى تدني الكفاءة، وحدوث تأخيرات، وارتفاع مخاطر الأخطاء. وباتت الحاجة إلى حل ملحّة وجلية، لا سيما بالنسبة للإدارة القانونية التي كانت تواجه صعوبة في مواكبة المتطلبات المتزايدة لتوثيق ومراجعة المستندات.
سعت شركة ECS إلى إيجاد أداة لا تقتصر على مساعدة الإدارة القانونية فحسب، بل تعزز أيضاً قدرات فحص وتدقيق الوثائق عبر سائر الإدارات. وتطلب الحل المثالي تيسير وتسريع مراجعة العقود، ورفع مستوى الكفاءة، وضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها، بالإضافة إلى الحد من احتمالية وقوع أخطاء في تفسير بنود العقود.
حل قانوني
أبرمت شركة ECS شراكة استراتيجية مع LEGALFLY لأتمتة عمليات فحص المستندات والارتقاء بكفاءتها. ورغم تطبيق النظام مبدئياً لصالح الإدارة القانونية، إلا أنه سرعان ما أثبت جدواه وقيمته، مما أدى إلى التوسع في استخدامه عبر قطاعات أعمال متعددة.
وكان من أبرز حالات الاستخدام التي طبقت فيها ECS نظام LEGALFLY لأول مرة هي مراجعة وثائق التأمين وتحليلها.
تسليط الضوء على حالة الاستخدام: التحليل الآلي لوثائق التأمين
في السابق، كانت ECS تتولى تحليل وثائق التأمين الخاصة بالسائقين يدوياً، بما في ذلك ترجمة المستندات ومراجعتها للتأكد من مدى ملاءمة التغطية التأمينية. وقد تسببت هذه العملية المستغرقة للوقت في زيادة احتمالية وقوع الأخطاء البشرية، لا سيما عندما تكون الوثائق محررة بلغات متعددة.
وبفضل ميزة «المراجعة متعددة المستندات» (Multi-Document Review) المقدمة من LEGALFLY، تمكنت ECS من تقليص الوقت المستغرق في تحليل الوثائق بصورة جوهرية؛ حيث يتيح النظام لـ ECS تحميل المستندات بأي لغة، ومراجعتها باللغة المفضلة، وتوجيه الاستفسارات القانونية عبر جميع العقود. كما تقدم LEGALFLY تقارير منظمة وفورية، مما يمكن ECS من التحقق على وجه السرعة من حدود التأمين والاستثناءات، وتيسير عمليات الشحن بكفاءة عالية.
النتائج
بصورة عامة، شملت المزايا الجوهرية لتطبيق نظام LEGALFLY ما يلي:
رفع القدرة الاستيعابية دون الحاجة لزيادة حجم فريق العمل
تمكنت الإدارة القانونية من مواكبة النمو المستمر للشركة ودعمه دون الحاجة إلى استقطاب كوادر جديدة، الأمر الذي انعكس إيجاباً على تعزيز الربحية وصافي النتائج المالية.
مكاسب الكفاءة
أسهمت هذه الأداة في تقليص الوقت المستغرق في تحليل المستندات بنسبة 50%. فعلى سبيل المثال، بات بإمكان الفرق المالية والإدارية معالجة كميات ضخمة من الوثائق والمستندات دفعة واحدة، بدلاً من مراجعتها بشكل فردي.
تحليل قانوني متقدم
وفّرت LEGALFLY مراجع قانونية خاصة بكل ولاية قضائية، واستشهادات تنظيمية، وإمكانات لإعادة صياغة البنود التعاقدية، بما يضمن توافق العقود مع الأنظمة والقوانين ذات الصلة.
دقة محسّنة والحد من المخاطر
وقد أسهمت الأتمتة في الحد من احتمالية الخطأ البشري، مما كفل تحليل الاتفاقيات القانونية بدقة متناهية وبأدنى قدر من مخاطر الإغفال والسهو.
كان للأمر أثر بالغ على أعمال شركة ECS؛ فباستخدام الفريق ذاته، استطاعت الشركة التعامل مع حجم أعمال أكبر بكفاءة واقتدار، مما أسهم في تيسير العمليات والحد من المعوقات الإجرائية في مراجعة العقود وإبرامها. ولم يقتصر تطبيق منصة LEGALFLY على إحداث نقلة نوعية في فحص الوثائق القانونية وتدقيقها فحسب، بل أسهم أيضاً في تحسين تدفقات العمل وسير الإجراءات في الإدارات المالية والمبيعات وضمان الجودة.
وبالاستفادة من تقنيات تحليل الوثائق المدعومة بالذكاء الاصطناعي، نجحت شركة ECS في تعزيز الإنتاجية، والحد من الأعباء اليدوية، وترسيخ الامتثال والالتزام النظامي، مما عزز مكانة الشركة لتحقيق النمو المستدام والتميز التشغيلي.
