Achtergrond
MSIG Europe is een schade- en transportverzekeraar gespecialiseerd in commerciële en industriële risico's, actief in acht Europese landen. Met een lean juridisch team dat verantwoordelijk is voor contractbeoordeling, gegevensbescherming en juridisch advies in meerdere jurisdicties, namen het volume en de complexiteit van de werkzaamheden toe, met name na een fusie die de omvang van de onderneming verdubbelde.
Het team besteedde aanzienlijk veel tijd aan het handmatig beoordelen van gegevensbeschermingsovereenkomsten, het bijhouden van wettelijke vereisten in verschillende landen en het beantwoorden van zakelijke vragen waarvoor honderden pagina's aan opleidingsmateriaal en wetgeving moesten worden doorgenomen. Tijd die anders had kunnen worden besteed aan analyses en advies met een hogere toegevoegde waarde.
Opportuniteit
Het team volgde de ontwikkelingen op het gebied van juridische AI al op de voet. Marjolein Vilé, Data Privacy Specialist en Legal Counsel, begon al vroeg met het experimenteren met AI-tools en begreep al snel zowel het potentieel als de beperkingen ervan voor de juridische praktijk.
Na evaluatie van de verschillende opties koos MSIG Europe voor LEGALFLY als meest geschikte oplossing, in het bijzonder vanwege de geïntegreerde juridische kennisbank en de focus op juridische expertise binnen verschillende jurisdicties.
Oplossing
Het kernonderdeel van de implementatie bij MSIG Europe betreft de functionaliteit voor contract review en playbooks van LEGALFLY. Ruth Knops, Legal Director en DPO, heeft specifiek een playbook ingericht voor outsourcingovereenkomsten; een gereguleerd domein waarin consistentie bij contractbeoordeling essentieel is.
Voor Marjolein lag de directe use case bij verwerkersovereenkomsten. Elke nieuwe leverancier of dienstverlener brengt een DPA met zich mee die moet worden getoetst en vergeleken met de interne standaarden. Met LEGALFLY uploadt zij de overeenkomst, toetst deze aan het relevante playbook en velt haar eigen oordeel over elk beding, waarbij de tool haar besluitvorming ondersteunt in plaats van vervangt.
Naast contractbeoordeling werd LEGALFLY voor het team hét hulpmiddel voor rechtsvergelijkend onderzoek over meerdere jurisdicties heen. Marjolein heeft binnen LEGALFLY een persoonlijke AVG-kennisbank opgebouwd met honderden pagina's aan trainingsmateriaal, waardoor zij nu direct antwoorden naar boven kan halen in plaats van handmatig te moeten zoeken. Vraagstukken die voorheen een volledige dag aan onderzoek in meerdere landen vergden, nemen nu twintig minuten in beslag.
De adoptie verspreidde zich organisch binnen het team. Tegen de tijd dat de toegevoegde waarde duidelijk was, had de helft van het juridische team LEGALFLY permanent openstaan. En omdat AI onderdeel was geworden van de bredere bedrijfsstrategie, volgden twee andere afdelingen: één die het reeds actief gebruikt en een andere die zich in de testfase bevindt.
Resultaten
Sinds de ingebruikname van LEGALFLY heeft MSIG Europe verbeteringen vastgesteld op het gebied van snelheid, consistentie en capaciteit:
Snellere antwoorden voor de business
Vraagstukken die voorheen een volledige dag in beslag namen, zoals het in kaart brengen van HR-bewaartermijnen over meerdere jurisdicties heen, vergen nu circa twintig minuten. De bedrijfsvoering ondervindt geen vertraging meer.
Consistente kwaliteit op schaal
With playbooks in place, contract review meets the same standard regardless of who conducts it or when, critical for a regulated insurer operating across eight jurisdictions.
Tempo behouden gedurende een fusietraject
After doubling in size, the legal team continued to deliver answers just as quickly as before, without adding headcount, by leaning on LEGALFLY to absorb the additional volume.
Expanded jurisdictional coverage
Operating across more countries than before, the team uses LEGALFLY to stay on top of legal requirements in markets they were previously less familiar with.
Cross-functional interest
Two departments outside legal are already exploring or actively using the platform, driven by what they have seen the legal team achieve.
