1. Over dit Privacybeleid

Onze relatie met u kan leiden tot het verzamelen, opslaan en verwerken van persoonsgegevens die betrekking hebben op u of, indien u een onderneming vertegenwoordigt, uw werknemers/vertegenwoordigers (“uw persoonsgegevens”). Dit kan gebeuren als gevolg van uw zakelijke transacties met LegalFly, recente interacties, of bezoeken aan of handelingen op onze “Website” (www.legalfly.ai, met inbegrip van gerelateerde subdomeinen).

In dit Privacybeleid wordt uiteengezet (i) hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, behandelen en opslaan; (ii) welke rechten u kunt uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens; en (iii) welke maatregelen wij treffen om uw persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen.

LegalFly respecteert uw privacy en verbindt zich ertoe de toepasselijke privacywetgeving na te leven, met inbegrip van (maar niet beperkt tot): (i) de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG”); (ii) de Belgische Privacywet van 30 juli 2018; (iii) de e-Privacyrichtlijn 2002/58/EG van 12 juli 2002, met inbegrip van toekomstige wijzigingen en actualiseringen daarvan; en/of (iv) (toekomstige) nationale wetgeving inzake de implementatie van de AVG (gezamenlijk: “Privacywetgeving”).

2. LEGALFLY is de Verwerkingsverantwoordelijke

Wij zijn LegalFly BV, een besloten vennootschap in oprichting/registratie te Veldstraat 88, 9000 Gent, België (“LEGALFLY” of “wij / ons”).

LegalFly ontwikkelt en levert de LegalFly-oplossing, zoals gepresenteerd op de Website (de “Oplossing”), en verleent bijbehorende diensten (“Dienst”).

In de zin van de Privacywetgeving treedt LegalFly op als de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE voor uw persoonsgegevens voor de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden. Dit impliceert dat wij verantwoordelijk (en derhalve aansprakelijk) zijn voor uw persoonsgegevens.

3. Verwerkingsactiviteiten van LEGALFLY

De categorieën van persoonsgegevens die wij verzamelen, opslaan en verwerken, evenals de doeleinden voor deze verwerkingsactiviteiten, zijn afgestemd op uw relatie met LegalFly. In overeenstemming met ons streven naar privacy en gegevensminimalisatie, beperken wij de gegevens die wij verzamelen uitsluitend tot hetgeen noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten en het verbeteren van de gebruikerservaring.

Wanneer u een account aanmaakt bij LegalFly, slaan wij de volgende persoonsgegevens op:

❑ Voornaam ❑ Achternaam ❑ E-mailadres ❑ Optionele gebruikersnaam

De verzameling van deze gegevens stelt ons in staat gepersonaliseerde diensten te leveren, uw account te beheren, klantenondersteuning te faciliteren en de veiligheid van ons platform te waarborgen. Deze gegevens worden veilig bewaard en worden niet gedeeld met derden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Naast het voorgaande verwerken wij contracten die u uploadt ter beoordeling. Deze contracten worden vóór opslag geanonimiseerd, hetgeen betekent dat alle identificeerbare informatie wordt verwijderd. Wij bewaren de geanonimiseerde contractinhoud in onze systemen om onze diensten te verbeteren en relevante inzichten te verschaffen. De anonimisering waarborgt dat uw persoonsgegevens of enige vertrouwelijke informatie binnen de contracten niet tot u kunnen worden herleid.

Houd er rekening mee dat de specifieke gegevens die wij verzamelen en de manieren waarop wij deze gebruiken, kunnen variëren afhankelijk van de aard van uw interactie met LegalFly (het bezoeken van onze website, het ontvangen van marketinginformatie, het nastreven van een zakelijke relatie met ons, of uw hoedanigheid als partner of leverancier). Wij streven naar transparantie en zullen u waar nodig informeren over specifieke verwerkingsactiviteiten.

De rechtsgronden voor deze verwerkingsactiviteiten zijn gebaseerd op toestemming, de uitvoering van een overeenkomst, of onze gerechtvaardigde belangen, zoals het verbeteren van onze diensten en het waarborgen van de veiligheid van onze gebruikers. Wij bewaren deze gegevens conform de wettelijke vereisten en zolang als noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

Wij wijzen u erop dat u specifieke rechten hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens, waaronder het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van of bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens. Voor nadere informatie over deze rechten verwijzen wij naar de desbetreffende sectie van dit Privacybeleid.

Wij werken samen met Microsoft Clarity en Microsoft Advertising om via gedragsstatistieken, heatmaps en sessieherhalingen vast te leggen hoe u onze website gebruikt en ermee interacteert, teneinde onze producten/diensten te verbeteren en te vermarkten. Gegevens over websitegebruik worden verzameld met behulp van first-party en third-party cookies en andere trackingtechnologieën om de populariteit van producten/diensten en online activiteiten te bepalen. Daarnaast gebruiken wij deze informatie voor websiteoptimalisatie, fraude-/beveiligingsdoeleinden en advertenties. Voor meer informatie over hoe Microsoft uw gegevens verzamelt en gebruikt, verwijzen wij naar de Privacyverklaring van Microsoft.

4. Rechtsgrond voor Verwerking

Wanneer de rechtsgrond voor de verwerking een gerechtvaardigd belang betreft, zal LegalFly dit belang zorgvuldig afwegen tegen het doeleinde waarvoor uw persoonsgegevens zijn verzameld en uw redelijke verwachtingen. Wij zien er tevens op toe dat er geen inbreuk wordt gemaakt op uw fundamentele rechten en vrijheden. Indien wij dit evenwicht niet kunnen garanderen, zullen wij de opslag/het gebruik van uw persoonsgegevens staken dan wel een nieuwe rechtsgrond vaststellen.

5. Bewaartermijnen van Gegevens

LegalFly bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om het doel te verwezenlijken waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is op grond van de wet of andere juridische verplichtingen.

6. Verstrekking van Persoonsgegevens aan Derden

LegalFly zal uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de in dit Privacybeleid uiteengezette doeleinden. Dit kan inhouden dat uw persoonsgegevens worden gedeeld met: Software- en cloudserviceproviders, Freelancers of andere dienstverleners

Wij hebben de nodige contractuele maatregelen geïmplementeerd om te waarborgen dat deze derden uw persoonsgegevens behandelen in overeenstemming met de toepasselijke privacyregelgeving (bijv. Artikel 28 AVG).

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken:
Aan bevoegde autoriteiten: indien wettelijk vereist of noodzakelijk ter bescherming van onze rechten, dan wel in het kader van (toekomstige) gerechtelijke procedures.In het kader van fusies en overnames (M&A): Indien LegalFly of haar activa worden overgenomen door een derde partij, kunnen uw persoonsgegevens deel uitmaken van de overgedragen activa.

7. Grensoverschrijdende Verwerking van Persoonsgegevens

Indien een van de hierboven genoemde derden buiten de Europese Economische Ruimte is gevestigd, ziet LegalFly toe op de tenuitvoerlegging van door de EU goedgekeurde waarborgen, zoals:

• Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie

• Overeenkomsten voor gegevensoverdracht (conform de modelcontractbepalingen vastgesteld in het Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Europese Commissie van 4 juni 2021, met inbegrip van een effectbeoordeling van de doorgifte / transfer impact assessment)

• Bindende bedrijfsvoorschriften (Binding Corporate Rules)

• Certificeringsmechanismen

8. Uw Privacyrechten

Op grond van de privacyregelgeving (bijv. de AVG) beschikt u over bepaalde rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door contact met ons op te nemen zoals uiteengezet in Sectie 11, en door gebruik te maken van het Formulier voor Rechten van Betrokkenen.

9. Beveiliging

LegalFly verbindt zich ertoe passende fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen om ongeoorloofde toegang tot, alsmede verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens te voorkomen.

10. Wijzigingen in dit Beleid

Wij behouden ons het recht voor dit Privacybeleid te wijzigen door een herziene versie op onze website te plaatsen, waarbij de herzieningsdatum bovenaan wordt vermeld. Wij adviseren u deze pagina regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

11. Contact met Ons Opnemen

Voor kennisgevingen uit hoofde van dit Privacybeleid (zoals de uitoefening van uw rechten als betrokkene) en/of eventuele vragen of opmerkingen omtrent dit Privacybeleid, kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming via privacy@legalfly.com

12. Klachten

Indien u niet tevreden bent over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan of verwerken, bieden wij onze oprechte excuses aan en zijn wij bereid de nodige maatregelen te treffen om deze situatie te herstellen. 
Neem gerust contact met ons op!