Achtergrond
ECS is een toonaangevende transport- en logistieke dienstverlener, opgericht in 1995. Aanvankelijk gestart met een bescheiden team van acht medewerkers, is de onderneming inmiddels uitgegroeid tot 650 werknemers, met vestigingen in België, Italië, Frankrijk, Nederland, het Verenigd Koninkrijk en Ierland. Met een volume van 350.000 vrachten op jaarbasis en een omzet van € 550 miljoen verwerkt ECS een omvangrijke hoeveelheid documentatie, waaronder contracten, leveranciersovereenkomsten, bankdocumenten en verzekeringspolissen.
Gelet op de noodzaak om jaarlijks tussen de 200 en 250 contracten te screenen — waarvan sommige wel 60 pagina's beslaan — bleek dit proces uiterst tijdrovend. De beoordeling van een afzonderlijk contract kon tot acht uur in beslag nemen, wat leidde tot een toenemende belasting van niet alleen de juridische afdeling, maar ook van overige teams, waaronder kwaliteitsborging, verkoop en financiën. Naarmate ECS haar expansie voortzette, werd duidelijk dat een efficiëntere oplossing voor documentbeheer noodzakelijk was om de stijgende werklast het hoofd te bieden.
Opportuniteit
De voornaamste uitdaging lag in het enorme volume aan documenten dat grondig moest worden gescreend. Naarmate contracten en juridische overeenkomsten complexer werden, leidden handmatige beoordelingsprocessen tot inefficiënties, vertragingen en een verhoogd risico op fouten. De behoefte aan een oplossing werd evident, met name voor de juridische afdeling, die moeite had om gelijke tred te houden met de toenemende documentatiestroom.
ECS zocht naar een tool die niet alleen de juridische afdeling zou ondersteunen, maar ook de mogelijkheden voor documentenscreening binnen andere afdelingen zou versterken. De ideale oplossing diende de contractbeoordeling te stroomlijnen, de efficiëntie te verhogen, de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving te waarborgen en het risico op fouten bij de interpretatie van contracten te verkleinen.
Oplossing
ECS is een samenwerking aangegaan met LEGALFLY om de screeningprocessen van documenten te automatiseren en te optimaliseren. Aanvankelijk geïmplementeerd voor de juridische afdeling, bewees het systeem al snel zijn meerwaarde, wat leidde tot een uitbreiding naar meerdere bedrijfsonderdelen.
Een van de use cases waarin ECS LEGALFLY als eerste inzette, was de analyse van verzekeringspolissen.
Use case uitgelicht: Geautomatiseerde analyse van verzekeringspolissen
Voorheen analyseerde ECS de verzekeringspolissen van chauffeurs handmatig, waarbij documenten werden vertaald en getoetst op de toereikendheid van de dekking. Dit tijdrovende proces verhoogde het risico op menselijke fouten, met name wanneer polissen in verschillende talen waren opgesteld.
Dankzij LEGALFLY’s Multi-Document Review heeft ECS de benodigde tijd voor polisanalyses aanzienlijk gereduceerd. Het systeem stelt ECS in staat documenten in elke willekeurige taal te uploaden, deze in de voorkeurstaal te beoordelen en vragen te stellen over alle contracten heen. LEGALFLY levert direct gestructureerde rapporten op, waardoor ECS vlot verzekeringslimieten en -uitsluitingen kan verifiëren en zendingen efficiënt kan faciliteren.
Resultaten
Over het geheel genomen omvatten de belangrijkste voordelen van de implementatie van LEGALFLY:
Grotere capaciteit zonder uitbreiding van het team
Het juridische team was in staat de aanhoudende groei van de onderneming te ondersteunen zonder het team uit te breiden, wat uiteindelijk ten goede kwam aan het bedrijfsresultaat.
Efficiëntiewinst
De tool zorgde voor een tijdsbesparing van 50% op documentanalyse. Zo konden financiële en administratieve teams voortaan grote volumes documenten batchgewijs verwerken, in plaats van deze afzonderlijk te beoordelen.
Geavanceerde juridische analyse
LEGALFLY leverde jurisdictiespecifieke juridische referenties, regelgevingsverwijzingen en functionaliteiten voor het herformuleren van clausules, waardoor contracten gegarandeerd voldeden aan de toepasselijke wet- en regelgeving.
Verhoogde nauwkeurigheid & risicobeperking
De automatisering verminderde het risico op menselijke fouten, waardoor juridische overeenkomsten grondig werden geanalyseerd met een minimaal risico op omissies.
De impact op de bedrijfsvoering van ECS was aanzienlijk. Met hetzelfde team was de onderneming in staat om efficiënt een grotere werklast te verwerken, wat leidde tot soepelere operationele processen en een vermindering van knelpunten bij de contractverwerking. De implementatie van LEGALFLY transformeerde niet alleen de beoordeling van juridische documenten, maar optimaliseerde tevens de workflows binnen finance, sales en kwaliteitsborging.
Door gebruik te maken van AI-gestuurde documentanalyse heeft ECS met succes de productiviteit verhoogd, de handmatige werklast verminderd en de compliance versterkt, waarmee de onderneming uitstekend is gepositioneerd voor aanhoudende groei en operationele uitmuntendheid.
