Contexte
MSIG Europe est une compagnie d'assurance IARD et maritime spécialisée dans les risques commerciaux et industriels, présente dans huit pays européens. Disposant d'une équipe juridique restreinte chargée de la revue des contrats, de la protection des données et du conseil juridique dans de multiples juridictions, le volume et la complexité des dossiers étaient en constante augmentation, en particulier à la suite d'une opération de fusion qui a doublé la taille de l'entreprise.
L'équipe consacrait une part substantielle de son temps à l'examen manuel des accords de traitement des données, au suivi de la conformité réglementaire dans différents pays et au traitement des sollicitations opérationnelles qui nécessitaient l'analyse de centaines de pages de supports de formation et de textes législatifs. Un temps précieux qui aurait pu, autrement, être alloué à des activités d'analyse et de conseil à plus forte valeur ajoutée.
Opportunité
L'équipe suivait de près les avancées de l'IA appliquée au droit. Marjolein Vilé, juriste d'entreprise et spécialiste de la protection des données, a rapidement commencé à expérimenter ces outils d'IA, appréhendant sans tarder tant leur potentiel que leurs limites dans le cadre de la pratique juridique.
Après avoir évalué les différentes options, MSIG Europe a choisi LEGALFLY comme la solution la plus adaptée, notamment pour sa base de connaissances juridiques intégrée et son expertise juridique couvrant plusieurs juridictions.
Solution
La fonctionnalité d'analyse de contrats et de guides de négociation (playbooks) de LEGALFLY constitue la pierre angulaire du déploiement chez MSIG Europe. Ruth Knops, directrice juridique et déléguée à la protection des données (DPO), a élaboré un guide spécifiquement dédié aux contrats d'externalisation, un domaine réglementé au sein duquel l'uniformité de la revue contractuelle s'avère déterminante.
Pour Marjolein, le cas d'usage immédiat concernait les accords de traitement des données (DPA). Chaque nouveau prestataire ou fournisseur s'accompagne d'un DPA qui doit être examiné et confronté aux standards internes. Avec LEGALFLY, elle télécharge le contrat, l'évalue au regard du playbook pertinent et porte son propre jugement sur chaque clause, l'outil venant éclairer ses décisions plutôt que de s'y substituer.
Au-delà de la revue contractuelle, LEGALFLY est devenu la référence de l'équipe pour les recherches juridiques transfrontalières. Marjolein a constitué au sein de LEGALFLY une base de connaissances personnelle dédiée au RGPD, comprenant des centaines de pages de supports de formation, et peut désormais obtenir des réponses instantanément au lieu de procéder à des recherches manuelles. Des questions qui exigeaient autrefois une journée entière de recherches multi-juridictionnelles ne prennent plus que vingt minutes.
L'adoption s'est étendue naturellement au sein de l'équipe. Dès lors que la valeur ajoutée a été démontrée, la moitié de la direction juridique utilisait LEGALFLY en continu. Et dans la mesure où l'IA s'inscrivait dans la stratégie globale de l'entreprise, deux autres départements ont suivi : l'un l'utilise déjà activement, tandis que l'autre est en phase de test.
Résultats
Depuis le déploiement de LEGALFLY, MSIG Europe a constaté des améliorations notables en termes de rapidité, de cohérence et de capacité opérationnelle :
Des réponses plus rapides aux directions opérationnelles
Des questions qui nécessitaient auparavant une journée entière, telles que la cartographie des durées de conservation des données RH dans plusieurs pays, ne prennent désormais qu'une vingtaine de minutes. L'activité ne subit plus aucun délai.
Une qualité constante à grande échelle
Grâce à la mise en place de guides opérationnels, l'examen des contrats répond à un niveau d'exigence uniforme, indépendamment de l'intervenant ou du moment où il est réalisé ; un impératif pour un assureur réglementé opérant dans huit juridictions différentes.
Maintien de la cadence tout au long d'une opération de fusion
Bien que son volume d'activité ait doublé, l'équipe juridique a continué d'apporter des réponses avec la même réactivité qu'auparavant, sans augmenter ses effectifs, en s'appuyant sur LEGALFLY pour absorber la charge de travail supplémentaire.
Couverture juridictionnelle élargie
Présente dans un plus grand nombre de pays qu'auparavant, l'équipe s'appuie sur LEGALFLY pour maîtriser les exigences juridiques sur des marchés qui lui étaient jusqu'alors moins familiers.
Intérêt transversal
Deux départements en dehors de la direction juridique étudient déjà la plateforme ou l'utilisent activement, encouragés par les résultats obtenus par l'équipe juridique.
