Hintergrund
MSIG Europe ist ein auf Sach-, Haftpflicht- und Transportversicherungen spezialisierter Industrie- und Gewerbeversicherer, der in acht Ländern in Europa tätig ist. Mit einem schlanken Rechtsteam, das für die Vertragsprüfung, den Datenschutz und die rechtliche Beratung in mehreren Rechtsordnungen zuständig ist, stieg das Arbeitsvolumen und die Komplexität der Aufgaben stetig an – insbesondere nach einer Fusion, die die Größe des Unternehmens verdoppelte.
Das Team verbrachte erhebliche Zeit damit, Datenschutzvereinbarungen manuell zu prüfen, rechtliche Anforderungen in verschiedenen Ländern nachzuverfolgen und Anfragen aus dem operativen Geschäft zu beantworten, was das Durchforsten von Hunderten von Seiten an Schulungsmaterialien und Gesetzestexten erforderte. Wertvolle Zeit, die andernfalls für strategisch wichtigere Analysen und fundierte Beratung hätte genutzt werden können.
Opportunität
Das Team hatte die Entwicklungen im Bereich der rechtlichen KI aufmerksam verfolgt. Marjolein Vilé, Spezialistin für Datenschutz und Rechtsberaterin, begann frühzeitig mit KI-Tools zu experimentieren und erkannte schnell sowohl deren Potenzial als auch ihre Grenzen für die juristische Arbeit.
Nach sorgfältiger Prüfung aller Optionen entschied sich MSIG Europe für LEGALFLY als optimale Lösung – insbesondere aufgrund der integrierten juristischen Wissensdatenbank und der ausgeprägten Expertise im Bereich verschiedener nationaler Rechtsordnungen.
Lösung
Das Kernstück der Implementierung bei MSIG Europe bildet die Vertragsprüfungs- und Playbook-Funktion von LEGALFLY. Ruth Knops, Legal Director und DPO, hat ein Playbook speziell für Outsourcing-Verträge erstellt – ein regulierter Bereich, in dem eine konsistente Prüfung von entscheidender Bedeutung ist.
Für Marjolein lag der unmittelbarste Anwendungsfall in der Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVVs). Jeder neue Dienstleister oder Lieferant bringt eine eigene Vereinbarung mit, die geprüft und mit den internen Standards abgeglichen werden muss. Mit LEGALFLY lädt sie den Vertrag hoch, gleicht ihn mit dem entsprechenden Playbook ab und trifft bei jeder Klausel ihre eigene Entscheidung u2013 wobei das Tool sie fundiert informiert, anstatt ihre Urteilskraft zu ersetzen.
Über die Vertragsprüfung hinaus hat sich LEGALFLY im Team als Standardwerkzeug für länderübergreifende Rechtsrecherchen etabliert. Marjolein hat in LEGALFLY eine persönliche DSGVO-Wissensdatenbank mit Hunderten von Seiten an Schulungsmaterialien aufgebaut und kann Antworten nun sofort abrufen, anstatt manuell danach suchen zu müssen. Fragestellungen, die früher einen ganzen Tag Recherche in verschiedenen Ländern erforderten, lassen sich heute in zwanzig Minuten klären.
Die Nutzung verbreitete sich ganz natürlich im gesamten Team. Als der Mehrwert erst einmal offensichtlich war, hatte die Hälfte des Rechtsteams LEGALFLY permanent geöffnet. Da KI zudem Teil der übergeordneten Unternehmensstrategie geworden war, folgten zwei weitere Abteilungen u2013 eine nutzt das Tool bereits aktiv, die andere befindet sich in der Testphase.
Ergebnisse
Seit der Implementierung von LEGALFLY verzeichnet MSIG Europe signifikante Verbesserungen in den Bereichen Effizienz, Konsistenz und Kapazität:
Schnellere Antworten für Ihr Unternehmen
Fragen, deren Beantwortung früher einen ganzen Tag in Anspruch nahm – wie die kartografische Erfassung von HR-Datenaufbewahrungsfristen über mehrere Länder hinweg –, lassen sich nun in etwa zwanzig Minuten klären. Das Unternehmen erfährt dadurch keinerlei Verzögerungen mehr.
Konsistente Qualität in jeder Dimension
Durch klar definierte Playbooks entspricht die Vertragsprüfung stets demselben hohen Standard – unabhängig davon, wer sie durchführt oder zu welchem Zeitpunkt. Dies ist für einen regulierten Versicherer, der in acht verschiedenen Gerichtsbarkeiten tätig ist, von entscheidender Bedeutung.
Kontinuität gewahrt während einer Fusion
Nachdem sich das Rechtsteam verdoppelt hatte, konnte es durch den Einsatz von LEGALFLY das zusätzliche Arbeitsvolumen effizient auffangen und Antworten weiterhin in der gewohnt schnellen Zeit liefern – ganz ohne weiteren Personalaufbau.
Erweiterte geografische Zuständigkeit
Durch die Präsenz in mehr Ländern als je zuvor nutzt das Team LEGALFLY, um stets über die rechtlichen Anforderungen in Märkten auf dem Laufenden zu bleiben, mit denen sie zuvor weniger vertraut waren.
Bereichsübergreifendes Interesse
Zwei Abteilungen außerhalb der Rechtsabteilung prüfen bereits die Plattform oder nutzen sie bereits aktiv – inspiriert von den Erfolgen, die das Rechtsteam erzielt hat.
