Hintergrund
ECS ist ein führendes Transport- und Logistikunternehmen, das 1995 gegründet wurde. Ursprünglich mit einem kleinen Team von acht Personen gestartet, ist das Unternehmen inzwischen auf 650 Mitarbeitende angewachsen und verfügt über Niederlassungen in Belgien, Italien, Frankreich, den Niederlanden, dem Vereinigten Königreich und Irland. Mit einem jährlichen Aufkommen von 350.000 Ladungen und einem Umsatz von 550 Millionen Euro bewältigt ECS ein umfangreiches Dokumentenaufkommen, darunter Verträge, Lieferantenvereinbarungen, Bankdokumente und Versicherungspolicen.
Angesichts der Notwendigkeit, jährlich zwischen 200 und 250 Verträge zu prüfen – von denen einige bis zu 60 Seiten umfassen –, erwies sich dieser Prozess als äußerst zeitaufwendig. Die Prüfung eines einzelnen Vertrags konnte bis zu acht Stunden in Anspruch nehmen, was nicht nur für die Rechtsabteilung, sondern auch für andere Teams wie die Qualitätssicherung, den Vertrieb und die Finanzabteilung eine zunehmende Belastung darstellte. Im Zuge des kontinuierlichen Wachstums von ECS wurde deutlich, dass eine effizientere Dokumentenmanagement-Lösung erforderlich war, um das stetig steigende Arbeitsvolumen zu bewältigen.
Opportunität
Die primäre Herausforderung bestand in der schieren Menge an Dokumenten, die einer gründlichen Prüfung bedurften. Da Verträge und rechtliche Vereinbarungen zunehmend komplexer wurden, führten manuelle Prüfprozesse zu Ineffizienzen, Verzögerungen und einem erhöhten Fehlerrisiko. Der Bedarf an einer Lösung wurde immanent – insbesondere für die Rechtsabteilung, die Mühe hatte, mit den wachsenden Anforderungen an die Dokumentation Schritt zu halten.
ECS suchte nach einem Tool, das nicht nur die Rechtsabteilung unterstützt, sondern auch die Funktionen zur Dokumentenprüfung in anderen Abteilungen optimiert. Die ideale Lösung sollte die Vertragsprüfung rationalisieren, die Effizienz steigern, die Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften gewährleisten und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Vertragsauslegung minimieren.
Lösung
ECS hat in Partnerschaft mit LEGALFLY die Prozesse zur Dokumentenprüfung automatisiert und optimiert. Das System wurde anfangs für die Rechtsabteilung implementiert, bewies jedoch schnell seinen Wert und wurde in der Folge auf mehrere Geschäftsbereiche ausgeweitet.
Einer der ersten Anwendungsfälle, bei denen ECS LEGALFLY einsetzte, war die Analyse von Versicherungspolicen.
Fokus auf den Anwendungsfall: Automatisierte Analyse von Versicherungspolicen
Zuvor analysierte ECS die Versicherungspolicen von Fahrern manuell, übersetzte die Dokumente und prüfte sie auf die Angemessenheit des Deckungsschutzes. Dieser zeitaufwendige Prozess erhöhte das Risiko menschlicher Fehler, insbesondere wenn die Policen in verschiedenen Sprachen verfasst waren.
Durch die Multi-Dokumenten-Prüfung von LEGALFLY konnte ECS den Zeitaufwand für die Analyse von Policen erheblich reduzieren. Das System ermöglicht es ECS, Dokumente in jeder beliebigen Sprache hochzuladen, sie in der bevorzugten Sprache zu prüfen und Fragen zu allen Verträgen gleichzeitig zu stellen. LEGALFLY liefert sofort strukturierte Berichte, sodass ECS Versicherungslimits und -ausschlüsse zügig überprüfen und effiziente Transporte realisieren kann.
Ergebnisse
Zusammenfassend lassen sich die wesentlichen Vorteile der Implementierung von LEGALFLY wie folgt darstellen:
Höhere Kapazität ohne Vergrößerung des Teams
Das Rechtsteam war in der Lage, das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens zu unterstützen, ohne das Team personell erweitern zu müssen, was sich letztlich positiv auf das Gesamtergebnis auswirkte.
Effizienzsteigerungen
Das Tool ermöglichte eine 50-prozentige Reduzierung des Zeitaufwands für die Dokumentenanalyse. Finanz- und Verwaltungsteams konnten beispielsweise nun große Dokumentenmengen effizient im Batch-Verfahren verarbeiten, statt diese einzeln prüfen zu müssen.
Fortgeschrittene juristische Analyse
LEGALFLY lieferte rechtsprechungsbezogene Referenzen, regulatorische Verweise sowie Funktionen zur Neufassung von Klauseln, um die Konformität von Verträgen mit den geltenden Gesetzen sicherzustellen.
Erhöhte Präzision & Risikominimierung
Die Automatisierung reduzierte das Potenzial fu00fcr menschliche Fehler und stellte sicher, dass rechtliche Vereinbarungen mit minimalem Risiko fu00fcr Versu00e4umnisse eingehend analysiert wurden.
Die Auswirkungen auf das Geschäft von ECS waren erheblich. Mit demselben Team war das Unternehmen in der Lage, ein größeres Arbeitsaufkommen effizient zu bewältigen, was die Abläufe reibungsloser gestaltete und Engpässe bei der Vertragsbearbeitung reduzierte. Die Implementierung von LEGALFLY hat nicht nur die Überprüfung rechtlicher Dokumente transformiert, sondern auch die Arbeitsabläufe in den Bereichen Finanzen, Vertrieb und Qualitätssicherung optimiert.
Durch den Einsatz KI-gestützter Dokumentenanalyse konnte ECS die Produktivität erfolgreich steigern, den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren und die Compliance stärken. Damit hat sich das Unternehmen optimal für kontinuierliches Wachstum und operative Exzellenz aufgestellt.
