الخلفية العامة
تُعد شركة "إم إس آي جي أوروبا" (MSIG Europe) شركة تأمين متخصصة في تأمينات الممتلكات والحوادث والنقل البحري للمخاطر التجارية والصناعية، وتعمل في ثماني دول عبر أنحاء أوروبا. وفي ظل وجود فريق قانوني محدود الحجم يضطلع بمسؤولية مراجعة العقود، وحماية خصوصية البيانات، وتقديم المشورة القانونية عبر ولايات قضائية متعددة، واجهت الشركة تزايداً ملحوظاً في حجم العمل وتعقيده، لا سيما في أعقاب صفقة اندماج أدت إلى مضاعفة حجم الأعمال.
وكان الفريق يكرس وقتاً كبيراً للمراجعة اليدوية لاتفاقيات حماية البيانات، وتتبع المتطلبات القانونية والتنظيمية عبر مختلف الدول، والرد على استفسارات قطاعات الأعمال التي تتطلب البحث في مئات الصفحات من المواد التدريبية والتشريعات؛ وهو وقت كان من الأجدر توجيهه نحو مهام التحليل وتقديم المشورة ذات القيمة الاستراتيجية الأعلى.
فرصة
كان الفريق يتابع عن كثب تطورات الذكاء الاصطناعي في المجال القانوني. وقد بدأت ماريولين فيلي، أخصائية خصوصية البيانات والمستشارة القانونية، في تجربة أدوات الذكاء الاصطناعي في مرحلة مبكرة، وسرعان ما أدركت إمكاناتها الواعدة والقيود التي تفرضها على العمل القانوني.
بعد دراسة الخيارات المتاحة وتقييمها، وقع اختيار شركة «إم إس آي جي أوروبا» (MSIG Europe) على منصة «ليجال فلاي» (LEGALFLY) بوصفها الخيار الأمثل، لا سيما بفضل قاعدتها المعرفية القانونية المدمجة وتركيزها المتميز على الخبرات القانونية عبر مختلف الاختصاصات القضائية.
حل قانوني
يُمثّل نظام مراجعة العقود وأدلة الإجراءات (Playbooks) المُقدّم من LEGALFLY الركيزة الأساسية لتطبيق شركة MSIG Europe. وقد قامت روث نوبس، المديرة القانونية ومسؤولة حماية البيانات، بإعداد دليل إجراءات مخصص لعقود التعهيد، وهو قطاع خاضع لرقابة تنظيمية تكتسب فيه دقة المراجعة واتساقها أهمية بالغة.
بالنسبة لـ مارولين، تمثلت حالة الاستخدام المباشرة في اتفاقيات حماية البيانات (DPAs). إذ يقدم كل مورد أو متعهد جديد اتفاقية حماية بيانات تتطلب المراجعة والمطابقة مع المعايير الداخلية المعمول بها. ومن خلال LEGALFLY، تقوم بتحميل الاتفاقية ومقارنتها بدليل العمل (Playbook) ذي الصلة، ثم تصدر تقديرها المهني المستقل بشأن كل بند؛ حيث تعمل الأداة على تعزيز قراراتها ودعمها دون أن تحل محلها.
وفضلاً عن مراجعة العقود، أصبحت منصة LEGALFLY المرجع المعتمد للفريق لإجراء البحوث القانونية المقارنة عبر اختصاصات قضائية متعددة. فقد أنشأت مارولين قاعدة معارف شخصية متخصصة في اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) داخل المنصة، تضم مئات الصفحات من المواد التدريبية، وبات بإمكانها الآن استرجاع الإجابات فورياً بدلاً من البحث اليدوي. والمسائل القانونية التي كانت تتطلب سابقاً يوماً كاملاً من البحث عبر ولايات قضائية مختلفة، أصبحت تُنجز في غضون عشرين دقيقة فقط.
وقد لاقت الأداة قبولاً واسعاً وسلساً بين أعضاء الفريق؛ فبمجرد أن اتضحت قيمتها العملية، أصبح نصف الفريق القانوني يعتمد على LEGALFLY بشكل مستمر ودائم. وانطلاقاً من كون الذكاء الاصطناعي قد غدا جزءاً من الاستراتيجية المؤسسية الشاملة للشركة، حذت إدارتان أخريان الحذو نفسه، حيث تستخدمه إحداهما بصورة فعلية، في حين بدأت الأخرى مرحلة الاختبار والتجربة.
النتائج
منذ تطبيق منصة LEGALFLY، شهدت شركة MSIG Europe تحسنًا ملحوظًا في سرعة الأداء، واتساق المخرجات، والقدرة الاستيعابية:
إجابات أسرع لدعم متطلبات الأعمال
أصبحت المسائل التي كانت تستغرق يوم عمل كاملاً في السابق، مثل إعداد جداول مدد حفظ بيانات الموارد البشرية عبر ولايات قضائية متعددة، تُنجز الآن في غضون عشرين دقيقة تقريباً، مما يضمن سير الأعمال دون أي تأخير.
جودة متسقة مهما اتسع نطاق الأعمال
بفضل أدلة العمل المنظمة، تخضع مراجعة العقود لمعيار موحد وثابت بغض النظر عن القائم بها أو توقيتها؛ وهو أمر بالغ الأهمية لشركة تأمين خاضعة للتنظيم وتباشر أعمالها عبر ثماني ولايات قضائية.
الحفاظ على وتيرة سير الأعمال خلال عملية الاندماج
وعلى الرغم من تضاعف حجم أعماله، واصل الفريق القانوني تقديم الاستشارات والردود بذات السرعة المعهودة ودون الحاجة لزيادة الكادر الوظيفي، وذلك بالاعتماد على LEGALFLY لاستيعاب حجم العمل الإضافي.
نطاق اختصاص قضائي موسّع
في ظل توسع نطاق عمليات الفريق عبر عدد أكبر من الدول مقارنةً بالسابق، فإنه يعتمد على LEGALFLY لمواكبة المتطلبات القانونية في أسواق كانت درايته بها أقل فيما مضى.
المصلحة المشتركة بين الإدارات
بدأت إدارتان خارج الإدارة القانونية بالفعل في استكشاف المنصة أو استخدامها فعلياً، وذلك مدفوعاً بالنتائج والإنجازات التي حققها الفريق القانوني.
