Achtergrond

Agristo, sinds 1985 een toonaangevende producent van diepvriesaardappelproducten, heeft zijn reputatie opgebouwd op basis van innovatie en duurzaamheid. Naarmate het bedrijf groeide, ontstond er een behoefte aan nieuwe partnerschappen, extra productielocaties en meer juridische documentatie, waaronder geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's), koopovereenkomsten en leverancierscontracten in meerdere jurisdicties. Deze snelle groei bracht complexiteit en strikte deadlines met zich mee voor de juridische afdeling en managers die contractuele afspraken beheren.

Met meerdere stakeholders – waaronder landbouwers, transportbedrijven, olieleveranciers, bouwbedrijven en IT-dienstverleners – werden de managers van Agristo overspoeld met papierwerk. De juridische afdeling kreeg te maken met een toenemende vraag naar snelle, nauwkeurige en sluitende antwoorden, maar traditionele processen remden de efficiëntie af. Managers aarzelden om de juridische afdeling met elke vraag te belasten en vertrouwden vaak op best practices en intuïtie, wat leidde tot inconsistenties. Agristo onderkende deze uitdagingen en zocht naar een oplossing om het beheer van juridische documenten te stroomlijnen en interne processen te optimaliseren.

‍

Opportuniteit

Om het groeipad te handhaven en juridische compliance te waarborgen, had Agristo een tool nodig die:

• Het beoordelen en verwerken van juridische documenten automatiseert en bespoedigt.

• Managers snelle en betrouwbare toegang biedt tot juridische begeleiding zonder de juridische afdeling te overbelasten.

• Juridische best practices centraliseert, waardoor inconsistenties tussen afdelingen worden verminderd.

• Naadloos integreert in bestaande workflows zonder langdurige implementatietrajecten.

‍

Oplossing

De beslissing om LEGALFLY te implementeren werd gedreven door drie doorslaggevende factoren waarmee LEGALFLY zich onderscheidt van concurrenten:

Snelle implementatie
In tegenstelling tot andere legal tech-oplossingen die maanden aan configuratie vergen, leverde LEGALFLY binnen enkele dagen directe resultaten op. Agristo organiseerde één fysieke kick-off meeting waarin het team praktijkervaring opdeed met de tool en deze direct in gebruik kon nemen.

Klantgericht ontwerp
LEGALFLY bood een suite van applicaties die specifiek waren afgestemd op zakelijke uitdagingen. De functionaliteiten omvatten onder meer: 

Geautomatiseerde documentbeoordeling
‍Een module waarmee gebruikers invoervragen konden instellen en consistente, betrouwbare resultaten verkregen, waardoor de verwerkingstijd van documenten werd teruggebracht van uren naar minuten.
‍

Discovery Module
Maakte het bulksgewijs uploaden van documenten en het snel doorzoeken van juridische teksten via gerichte zoekopdrachten mogelijk, waardoor handmatige controle overbodig werd.
‍

Naadloze integratie
LEGALFLY functioneerde zowel als standalone webtool als add-on voor Microsoft Word, wat het veelzijdig en eenvoudig te implementeren maakte.

Uitzonderlijke gebruikerservaring

‍De intuïtieve interface van LEGALFLY zorgde ervoor dat managers en juridische teams de tool snel konden omarmen en benutten. Het platform was bovendien aanpasbaar aan de sectorspecifieke juridische vereisten van Agristo, inclusief specifieke regelgeving voor de productie van diepvriesproducten.
‍

De impact van LEGALFLY was direct en transformatief. De verwerkingstijd van contracten werd teruggebracht van circa 2 uur naar 15 minuten. Het juridische team kon snel en accuraat advies verstrekken zonder een knelpunt te vormen, en managers voelden zich zekerder bij het zelfstandig afhandelen van contracten. De gestroomlijnde workflows versterkten Agristo's toewijding aan innovatie en efficiëntie en vormden de aanzet tot verdere digitale transformatie-initiatieven binnen het bedrijf.

Door de inzet van LEGALFLY heeft Agristo haar juridische operaties succesvol gemoderniseerd, compliance geborgd, administratieve lasten verlicht en een sterke positie ingenomen voor aanhoudende groei in een steeds complexere zakelijke omgeving.